Kế toán bán hàng là gì? Công việc của kế toán bán hàng hiện nay

1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (trong tiếng Anh gọi là Sales Accountant) là vị trí kế toán đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng, bao gồm: ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu của cầu doanh nghiệp.

2. Kế toán bán hàng giữ vai trò gì trong doanh nghiệp?

Với bất kỳ doanh nghiệp nào, kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng luôn được xem là bộ phận quan trọng nhất. Cùng với đó, kế toán bán hàng đóng vai trò như sau:

- Cung cấp những thông tin và số liệu bán hàng để giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình doanh số, tài chính, từ đó đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.

- Báo cáo số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp còn cho thấy được kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng.

Nói tóm lại, vị trí kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc quản lý, ghi chép, tổng hợp số liệu có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

Ngoài ra, kế toán bán hàng còn được coi là một vị trí kế toán thuộc nội bộ doanh nghiệp bên cạnh những vị trí khác như kế toán kho, kế toán thuế …

3. Công việc cụ thể của kế toán bán hàng

Nhìn chung, kế toán bán hàng sẽ thực hiện các công việc xoay quanh nghiệp vụ ghi chép hóa đơn, quản lý tiền thu chi bán hàng. Cụ thể sẽ là những nhiệm vụ như:

3.1 Cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa

- Thường xuyên cập nhật giá bán, số lượng sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm kế toán.

- Thông báo đến các bộ phận có liên quan nếu giá được điều chỉnh.

3.2 Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

- Quản lý, kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp trong kỳ bán hàng bằng phần mềm hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho việc hạch toán.

- Xuất hóa đơn cho bán hàng cho khách và kèm theo bảng kê khai chi tiết hàng hóa, cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.

- Nhập số liệu mua bán hàng hóa vào phần mềm kế toán, bao gồm bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT (nếu có).

- Tính toán tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có).

3.3 Kiểm kê và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho

- Phối hợp với kế toán kho và thủ kho để kiểm kê, đối chiếu lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm và cập nhật số lượng thực thế lên phần mềm.

- Lập báo cáo các số liệu bán – mua hàng trong ngày vào mỗi cuối ngày.

3.4 Theo dõi tình hình công nợ bán hàng

- Kết hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ phải thu để thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng.

- Tham gia lập kế hoạch đôn đốc và thu hồi công nợ trong quá trình bán hàng.

- Quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách.

3.5 Lập các báo cáo số liệu bán hàng

- Lập các báo cáo danh mục hàng bán ra, báo cáo công nợ phải thu theo theo kỳ bán hàng hoặc theo yêu cầu của cấp trên.

- Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng, quý, năm.

4. Các kiến thức chuyên môn quan trọng đối với kế toán bán hàng

4.1 Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng

- Kết quả bán hàng thu được là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi trừ đi các khoản chi phí phát sinh.

- Kế toán bán hàng xác định kết quả bán hàng dựa trên số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý,… theo công thức sau:

Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong đó:

+ Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí hàng bán;

+ Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính;

+ Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các khoản chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

4.2 Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Có 5 điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng đủ để có thể ghi nhận doanh thu bán hàng là:

- Đã thực hiện chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng;

- Đã thu về được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng;

- Đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu đó;

- Đã không còn là chủ sở hữu của hàng hóa;

- Đã xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

4.3 Các chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng

- Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT

- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT

- Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT

- Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT

- Giấy báo có

- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ

- Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày

- Chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp

4.4 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng có trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng khi có hóa đơn chứng từ phát sinh. Hóa đơn này sẽ bao gồm 3 liên: liên 1 được lưu trên gốc quyển hóa đơn; liên 2 được giao cho khách hàng; liên 3 được doanh nghiệp giữ lại. Đồng thời sẽ có 3 trường hợp xảy ra:

– Trường hợp 1: Khách hàng nhận nợ thì kế toán bán hàng tiến hành lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ. Chứng từ được lập thành 3 liên: liên 1 để kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho; liên 2 giao cho khách hàng; liên 3 thì lưu lại quyển.

– Trường hợp 2: Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt thì kế toán cần lập phiếu thu. Phiếu thu lập thành 3 liên: Liên 1 thủ quỹ giữ, nơi lập phiếu giữ lại 1 liên và người nộp tiền sẽ giữ liên 3. Các liên phải đầy đủ nội dung, chữ ký của giám đốc

– Trường hợp 3: Nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo có như một xác nhận về khoản tiền thanh toán đó.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Các câu hỏi thường gặp về kế toán bán hàng – Kế toán bán hàng.

>>> Kế toán kho là gì? Công việc và nhiệm vụ của kế toán kho – Kế toán Đức Minh.

>>> Cần lưu ý gì để làm kế toán kho hiệu quả - Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-