Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Trả lời nhanh

Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, nếu cơ quan nhà nước có thẩm quyền không chỉ định khác, được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật. Người này thành lập Hội đồng tiêu hủy, hội đồng kiểm kê, phân loại, lập danh mục tài liệu tiêu hủy và biên bản tiêu hủy ngay sau khi tiêu hủy. Hồ sơ gồm bảy mẫu từ Mẫu 01 đến Mẫu 07.

Ý chính

Tài liệu hết thời hạn lưu trữ được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật
Hội đồng tiêu hủy gồm lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ và thành phần khác
Hình thức tiêu hủy như đốt, cắt, xé nhỏ, đảm bảo không thể sử dụng lại thông tin, số liệu
Biên bản tiêu hủy lập ngay sau khi tiêu hủy, ghi loại tài liệu, thời hạn lưu trữ, hình thức, chữ ký
Hồ sơ gồm 7 mẫu, từ danh mục tài liệu đến biên bản tiêu hủy

Theo quy định tại thời điểm đăng bài (27/11/2017); chính sách có thể đã thay đổi.

1. Khi nào thì tiêu hủy tài liệu kế toán?

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán.

tiêu hủy tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy theo Luật của đơn vị kế toán

Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

Tùy theo Điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ

Người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán chỉ định.

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.