Hóa đơn đầu vào như thế nào là hợp lệ?

1.Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu là dạng hóa đơn dùng trong mục đích mua sắm vật tư, hàng hóa hoặc thanh toán dịch vụ, được sử dụng vì lợi ích của doanh nghiệp, trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.

Căn cứ trên hóa đơn đầu vào, chúng ta có thể biết được thông tin về các khoản chi của doanh nghiệp, tổ chức. Đó cũng là lý do vì sao hóa đơn đầu vào được sử dụng nhiều trong hoạt động kế toán.

Cũng tương tự như các loại hóa đơn khác, hóa đơn đầu vào phải thể hiện được đầy đủ các tiêu thức theo quy định hiện hành.

Trong đó, những chứng từ cần thiết với hóa đơn đầu vào có thể kể đến như sau:

+ Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.

+ Đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau: Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng.

+ Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

+ Hợp đồng mua, bán hàng hóa: trong trường hợp hợp đồng không liệt kê cụ thể danh mục các mặt hàng bán ra, cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.

2.Như thế nào là một hóa đơn đầu vào không hợp lệ?

Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là khi hóa đơn đó không đáp ứng được đầy đủ những tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn về mặt nội dung, tiêu thức hay thời điểm xuất.
Để tìm hiểu cụ thể hơn về vấn đề này, trước tiên kế toán viên cần nắm được thế nào là một hóa đơn đầu vào hợp lệ, nội dung trên hóa đơn tuân theo quy định nào?

2.1.Những yêu cầu cần đáp ứng của một hóa đơn đầu vào hợp lệ

Theo đó, dựa trên Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn đầu vào hợp lệ cần phải đáp ứng yêu cầu dưới đây:

+ Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.

+ Nội dung được viết không sửa chữa, tẩy xóa để đảm bảo sự chính xác, khách quan của hóa đơn.

+ Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.

+ Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.

2.2.Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn đầu vào

Để được công nhận là hợp lệ, hóa đơn đầu vào cũng cần đảm bảo đầy đủ các tiêu thức bắt buộc như sau:

+ Thông tin về Ngày/ tháng/ năm phát hành hóa đơn, họ và tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.

+ Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản (trường hợp chuyển khoản cần ghi rõ số tài khoản)

+ Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.

+ Chữ ký người mua và người bán

+ Dấu của bên bán, đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Lưu ý:

Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn và chữ ký của người ủy quyền.

Một tiêu chí nữa mà hóa đơn đầu vào hợp lệ cần đảm bảo đó là hóa đơn phải xuất đúng thời điểm.

Đáng chú ý, từ ngày 01/01/2022, theo Nghị định 102/2021/NĐ-CP, trường hợp lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định sẽ phải chịu mức phạt từ 04 - 08 triệu đồng.

Chính vì vậy, trong quá trình sử dụng hóa đơn nói chung và hóa đơn đầu vào nói riêng, kế toán cần nắm vững những kiến thức cơ bản liên quan để nhận biết hóa đơn đầu vào như thế nào là hợp lệ và không hợp lệ. Có như vậy, mới tránh dẫn tới những rắc rối phát sinh về mặt pháp lý cho doanh nghiệp của mình.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lý, hợp lệ, hợp pháp – Kế toán Đức Minh.

>>> Hóa đơn đầu vào ngày chủ nhật có hợp lệ không? Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-