Hóa đơn cước vận chuyển là gì? Hướng dẫn cách lập hóa đơn vận chuyển

1. Hóa đơn cước vận chuyển là gì?

Hóa đơn cước vận chuyển (hóa đơn vận chuyển/hóa đơn ship hàng) là một loại chứng từ quan trọng trong quá giao dịch mua bán và vận chuyển hàng hóa.

Loại hóa đơn này giúp xác nhận việc giao - nhận hàng giữa người bán và người mua đồng thời là cơ sở pháp lý quan trọng để thanh toán chi phí vận chuyển.

Hóa đơn vận chuyển thường được phát hành bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải nhằm chứng minh quá trình vận chuyển hàng hóa đã diễn ra.

Hóa đơn vận chuyển đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp:

- Giúp minh bạch hóa giao dịch.

- Là chứng từ quan trọng trong quá trình thanh toán, kiểm kê và quản lý tài chính.

- Được cấp dưới nhiều hình thức (từ hóa đơn giấy đến hóa đơn điện tử) giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, tra cứu thông tin nhanh chóng và tiện lợi.

- Hóa đơn vận chuyển là chứng từ bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam: Hàng hóa có hóa đơn vận chuyển sẽ đảm bảo tính pháp lý, tránh các rủi ro có liên quan.

2. Quy định quan trọng về hóa đơn cước vận chuyển

Khi sử dụng và lập hóa đơn vận chuyển, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

2.1. Thời điểm lập hóa đơn vận chuyển

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển được xác định là thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ vận chuyển, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trong đó:

- Ngày lập hóa đơn vận chuyển là ngày chuyển giao quyền sở hữu dịch vụ vận chuyển cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

- Trường hợp nhà xe cung ứng dịch vụ vận tải thu tiền trước hoặc sau khi hoàn thành công việc thì ngày lập hóa đơn vận chuyển được xác định là ngày khách hàng thanh toán.

2.2. Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn

Về hình thức hóa đơn, cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tăng cường tính minh bạch, hỗ trợ quản lý và giảm chi phí, thời gian sử dụng hóa đơn.

Đồng thời, hóa đơn cước vận chuyển phải được lập theo mẫu quy định hoặc có thể sử dụng mẫu thiết kế nhưng phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các thông tin bắt buộc.

2.3. Điều kiện xuất hóa đơn vận chuyển

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển phải đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Khi đó, hóa đơn vận chuyển được xuất khi dịch vụ vận chuyển đã được thực hiện theo hợp đồng/thỏa thuận giữa các bên có liên quan.

Việc lập hóa đơn đúng quy định giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra tình trạng vận chuyển hàng hóa và đảm bảo minh bạch trong các trường hợp cần bồi thường thiệt hại nếu có sự cố.

3. Cách ghi hóa đơn cước vận chuyển

Cách lập hóa đơn vận chuyển tùy thuộc theo quy định của từng đơn vị vận chuyển. Tuy nhiên, mẫu hóa đơn vận chuyển cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau: Số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền,...

- Mục thông tin hóa đơn:

+ Thông tin gửi hàng và nhận hàng: Ghi đầy đủ các thông tin quan trọng của bên gửi hàng và bên nhận hàng như địa chỉ, tên công ty, thông tin liên lạc,...

+ Thông tin vận chuyển: Ghi chép thông tin về phương tiện vận chuyển, tuyến đường và bất cứ thông tin nào liên quan đến quá trình vận chuyển.

- Mục mô tả hàng hóa:

+ Ghi số lượng, trọng lượng và kích thước mô tả chi tiết về mặt hàng vận chuyển.

- Phần chi phí vận chuyển:

+ Cước vận chuyển: Xác định chi phí cước vận chuyển dựa trên các yếu tố như mặt hàng, khoảng cách, các chi phí phụ khác.

+ Chi phí phụ khác: Bảo hiểm, phí xử lý, các chi phí khác,...

- Mục thông tin thanh toán và điều kiện thanh toán:

+ Phương thức thanh toán: Xác định các phương thức thanh toán được chấp nhận như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, các hình thức khác hợp pháp,...

+ Điều kiện thanh toán: Ghi rõ điều kiện thanh toán như thanh toán khi nào (trước hay sau khi nhận hàng), các điều khoản thương mại khác,...

- Mục chứng thực và chữ ký:

+ Chứng thực hóa đơn: Ghi các thông tin chứng thực như số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã số thuế,...

+ Chữ ký: Người gửi hoặc người đại diện pháp luật chính thức của công ty ký trên hóa đơn vận chuyển.

4. Không xuất hóa đơn vận chuyển có bị phạt không?

Quy định về xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là bắt buộc nên doanh nghiệp cần lưu ý:

- Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn không đầy đủ nội dung có thể bị phạt từ 10 triệu đồng - 20 triệu đồng. Nếu có hành vi hóa đơn giả, mức phạt có thể lên tới 50 triệu đồng.

- Xử phạt theo luật thuế: Nếu không xuất hóa đơn dẫn đến việc trốn thuế, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Luật Quản lý thuế, có thể lên đến 1,5 lần số tiền thuế phải nộp tùy theo mức độ vi phạm. Đồng thời, doanh nghiệp có thể bị nộp phạt chậm hoặc bị thanh tra, truy thu,...

- Xử lý hình sự: Trường hợp hành vi không xuất hóa đơn dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ Luật hình sự.

Trên đây là hướng dẫn xuất hóa đơn cước vận chuyển. Khi lập hóa đơn vận chuyển, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề về thời điểm xuất hóa đơn, điều kiện, loại hóa đơn,... đồng thời lưu ý về các nội dung cần có trên hóa đơn để đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Cước vận chuyển có được xuất theo bảng kê không?

>>> 3 cách sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh

>>> Thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới nhất áp dụng từ 01/6/2025

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-