Hạch toán chi tiết kế toán tiền lương

1.Kế toán tiền lương sử dụng tài khoản chính nào để tính lương?

Kế toán tiền lương sử dụng hai tài khoản quan trọng là tài khoản 334 và tài khoản 338 để đảm bảo việc hạch toán tiền lương chính xác và minh bạch:

+ Kết cấu tài khoản 334:

- Phát sinh bên Nợ: các khoản khấu trừ vào tiền lương, công của người lao động (trừ tiền tạm ứng, các khoản trích bảo hiểm, thuế TNCN), số tiền lương đã thanh toán.

- Số dư bên Nợ: Tạm ứng trước lương cho nhân viên.

- Số dư bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho người lao động.

+ Kết cấu tài khoản 338:

- Phát sinh bên Nợ: Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;

- Số dư bên Có: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chư­a nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chư­a chi hết;

- Số dư bên Nợ: Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vư­ợt chi chưa được cấp bù.

2. Hướng dẫn hạch toán tiền lương

Dưới đây là một số bút toán hạch toán tiền lương cần lưu ý:

a.Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương

Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642 …: Tiền lương tham gia BHXH x Tổng tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ

Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHXH

Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHYT

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – bảo hiểm tự nguyện: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHTN

Có TK 3382 – kinh phí công đoàn: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn

b.Cách hạch toán bút toán tính lương cuối kỳ

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang

Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Phải trả người lao động

c.Cách hạch toán trừ thuế thu nhập cá nhân phải nộp vào lương của nhân viên

Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tổng số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ)

Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân

Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3335 – Thuế TNCN: số thuế TNCN đã nộp

Có TK 111, 112: số thuế TNCN đã nộp.

d.Cách hạch toán khi trả lương nhân viên

Nợ TK 334: Phải trả người lao động

Có TK 111, 112: Tiền

Trường hợp trả lương cho người lao bằng hàng hóa, sản phẩm:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).

e.Cách hạch toán trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tiền lương tham gia BHXH x 10,5%

Có TK 3383 – BHXH: Tiền lương tham gia BHXH x 8%

Có TK 3384 – BHYT: Tiền lương tham gia BHXH x 1,5%

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Tiền lương tham gia BHXH x 1%

g.Cách hạch toán khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Nợ TK 3383 – BHXH: Số tiền đã trích BHXH (Tiền lương tham gia BHXH x 25,5%)

Nợ TK 3384 – BHYT : Số tiền đã trích BHYT (Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%)

Nợ TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Số tiền đã trích BHTN (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Nợ TK 3382 – KPCĐ: Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp (Tiền lương tham gia BHXH x 34%)

h.Khi tính trích các khoản Bảo hiểm, kinh phí công đoàn trừ vào chi phí của DN

Doanh nghiệp phải chi tiết theo từng bộ phận: Bộ phận quản lý, bộ phận bán hàng…

Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642…: Tiền lương tham gia BHXH x 23,5%

Có TK 3383 (BHXH): Tiền lương tham gia BHXH x 17,5%

Có TK 3384 (BHYT): Tiền lương tham gia BHXH x 3%

Có TK 3386 (BHTN): Tiền lương tham gia BHXH x 1%

Có TK 3382 (KPCĐ): Tiền lương tham gia BHXH x 2%

i.Khi tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .) phải trả cho nhân viên

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)

Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341).

+ Khi nhận được tiền của Cơ quan BHXH trả cho DN:

Nợ TK 111, 112:

Có TK 3383

+ Khi trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (thai sản, ốm đau, tai nạn …):

Nợ TK 334

Có TK 111, 112

3. Lưu ý khi làm kế toán tiền lương

Khi làm kế toán tiền lương cần lưu ý các vấn đề sau đây:

+ Cập nhật số liệu bảng chấm công, hợp đồng lao động, phụ cấp, thưởng một cách chính xác, đầy đủ để tránh sai sót khi tính lương.

+ Thực hiện đúng chế độ, quy định của Bộ Lao động, Luật bảo hiểm xã hội, luật thuế TNCN, đảm bảo quyền lợi người lao động.

+ Chứng từ liên quan đến tiền lương phải đầy đủ, hợp lệ, có xác nhận của các bộ phận liên quan và người lao động.

+ Đảm bảo trả lương đúng kỳ, không chậm trễ gây ảnh hưởng đến người lao động và hoạt động đơn vị.

+ Bảo vệ thông tin cá nhân, số liệu lương, thưởng của người lao động, tránh rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.

+ Kiểm tra, đối chiếu bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc và các chứng từ liên quan để phát hiện và xử lý sai sót kịp thời.

+ Phân loại chi phí tiền lương hợp lý theo từng đơn vị, bộ phận và theo đúng quy định kế toán.

+ Luôn theo dõi và áp dụng đúng các chính sách mới về lương, thuế, bảo hiểm để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Nhiệm vụ của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

>>> Bạn biết gì về kế toán tiền lương?

>>> Công việc của kế toán tiền lương đầy đủ, chi tiết nhất – Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-