Chứng từ thanh toán công tác phí trong các doanh nghiệp

Quy trình đi công tác áp dụng cho người có nhu cầu đi công tác thường xuyên: lái xe, trưởng phòng đi giao dịch, kế toán đi các tỉnh thu tiền của khách hàng, đi công tác nước ngoài để giao dịch mua bán v.v…. Người đi công tác thường phải làm 1 bản giấy đề nghị và được các trưởng phòng và Giám đốc phê duyệt.

I. CÔNG TÁC BẰNG PHƯƠNG TIỆN BÊN NGOÀI

1. Áp dụng với Quy định về đi công tác

• Mỗi người (hoặc nhóm người) cần lập ra 1 kế hoạch chi tiết cụ thể, rõ ràng, thực hiện các công việc theo đúng nội dung trên (tránh làm các công việc cá nhân ảnh hưởng tới kết quả công việc, nếu có vướng mắc cần liên hệ với Ban giám đốc để được hỗ trợ kịp thời để không ảnh hưởng tới uy tín của công ty)
• Trong trường hợp đi công tác nước ngoài, cần lập 1 báo cáo ghi rõ tiến trình làm việc (các công việc đã làm được hoặc chưa làm được) trong quá trình đi công tác.

1. Về thanh toán công tác phí

• Việc ăn, ở, đi lại và phụ cấp khi đi công tác theo mức thông thường trong những ngày đi công tác theo phân công của BGĐ hoặc người được BGĐ uỷ quyền phân công bằng Giấy giới thiệu, Giấy đi đường hoặc quyết định cử đi công tác. Dù đi công tác trong nước hay ngoài nước người được cử đi công tác cũng phải thực hiện theo đúng nguyên tắc đề ra của kế toán và BGĐ “Tiết kiệm chi phí và đạt được hiệu quả cao nhất”.
• Chứng từ thanh toán công tác phí gồm:

Tiền vé tàu, xe, máy bay đi về, tiền thuê phương tiện đi và về từ văn phòng Công ty đến nơi công tác; Phụ cấp lưu trú (phụ cấp đi đường) được thực hiện thông qua giấy đi đường hoặc giấy giới thiệu; thuê nhà nghỉ để ở; Tiền thuê chỗ ở nơi đến công tác (khách sạn, nhà trọ, phòng nghỉ);Tiền khoán công tác phí hàng tháng do yêu cầu phải đi liên hệ công tác thường xuyên mà không thanh toán theo ngày; Các khoản phí, lệ phí khác theo thông lệ quốc tế (trường hợp đi công tác ở nước ngoài)

1. Định mức thanh toán

- Công tác trong nước:

Mức A:

+ Tiền ở tại các TP trực thuộc Trung ương: 500.000 đ/người/ngày

+ Tiền ở tại các tỉnh, thành phố khác: 300.000 đ/người/ngày

Mức B:

+ Tiền ở tại các TP trực thuộc Trung ương: 300.000 đ/người/ngày

+ Tiền ở tại các tỉnh, thành phố khác: 150.000 đ/người/ngày

+ Trường hợp đi một mình, đoàn có lẻ người, khác giới buộc phải thuê phòng riêng, phòng đơn (1 người)

Mức A:

* Tiền ở tại các TP trực thuộc Trung ương: 1.000.000 đ/người/phòng/ngày

* Tiền ở tại các tỉnh, thành phố khác: 500.000 đ/người/phòng/ngày

Mức B:

* Tiền ở tại các TP trực thuộc Trung ương: 500.000 đ/người/phòng/ngày

* Tiền ở tại các tỉnh, thành phố khác: 300.000 đ/người/phòng/ngày

+ Trường hợp đặc biệt phải thuê chỗ ở mức cao hơn định mức trên thì phải được BGĐ đồng ý thanh toán theo hoá đơn thực tế hợp lý, hợp lệ (hoặc tự chịu phần chênh lệch đó)

+ Trường hợp người đi công tác tự thu xếp được chỗ ở (ngoài hệ thống dịch vụ khách sạn, nhà trọ, nhà nghỉ ... ) mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc thì được thanh toán mức khoán tự sắp xếp chỗ ở là 75.000đ/người/ngày

- Các trường hợp đi công tác đi, về trong ngày hoặc đã được công ty, đơn vị nơi đến công tác bố trí chỗ ở thì không áp dụng thanh toán tiền thuê chỗ ở.

- CBNV đi công tác ở nước ngoài được thanh toán tiền thuê chỗ ở theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, phù hợp với thực tế tại nơi công tác ở nước ngoài và theo dự toán được duyệt.

- Khoán công tác phí áp dụng cho những người thường xuyên đi công tác không vượt quá 30km/ngày và trên 15ngày/tháng thì được thanh toán là 200.000 đ/người/tháng để chi tiêu cho hao mòn xe, nhiên liệu, phí giữ xe ... của cá nhân.

- Trường hợp khoản phí, lệ phí khác theo thông lệ quốc tế (trường hợp đi công tác ở nước ngoài) được thanh toán theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, phù hợp với thực tế tại nơi công tác

II. CÔNG TÁC BẰNG PHƯƠNG TIỆN CỦA CÔNG TY

1. Các mẫu biểu để thanh toán tiền công tác phí

- Lệnh điều xe.

- Giấy giới thiệu (Giấy đi đường)

- Bảng kê nhật trình xe.

- Hoá đơn xăng, dầu, lệ phí cầu đường:

2. Nội dung:

Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh lưu ý các bạn, nên áp dụng phương pháp tính tiền xăng dầu như sau:

Định mức quy định: 12lít/100km

Ví dụ:

Loại xe	Ngày tháng	Số lít đổ thêm	Số km	Ghi chú
INNOVA	01/02/2016		80
	02/02/2016		100
	03/02/2016		78
	04/03/2016		150	hết xăng
Tổng đi			408
	05/03/2016	48		=48/408*100%=11,8 lít/km => Hợp lý
	05/03/2016	58		=58/408*100%=14,2 lít/km => Chưa hợp lý

Căn cứ những chứng từ này, kế toán đối chiếu với Sổ nhật trình xe do lái xe ghi chép, với chỉ số công tơ mét trên xe ôtô. Căn cứ số km thực tế sử dụng tính toán tiền xăng dầu theo định mức thống nhất trong quy chế chi tiêu nội bộ.

Nhưng vấn đề ở đây là chưa xác định được số km thực tế sử dụng vì lái xe có thể đưa xe ra gara để tua đồng hồ và ra cây xăng mua hoá đơn cho phù hợp, do đó các bạn cần chốt số km theo từng tuần và lái xe ký.

Hàng tháng khi lái xe thanh toán tiền xăng dầu (nếu các Trưởng phòng hoặc Giám đốc đi cùng xe) thì trên giấy đề nghị thanh toán xăng dầu cần có chữ ký phê duyệt của người đi cùng.

Ngày nay, các bạn có thể áp dụng công nghệ để quản lý lái xe bằng cách sử dụng định vị GPS trên xe (hay còn gọi là thiết bị giám sát hành trình). Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh mong rằng bài viết trên sẽ giúp ích được các bạn trong quá trình quản lý tài sản của công ty 1 cách hiệu quả nhất.

Nga Thanh

CÔNG TY …………………			CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG: ..........................................			Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
			***************
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
					Số........
Cấp cho:	...........................................................................................................................
Chức vụ:	...........................................................................................................................
Được cử đi công tác tại:.....................................................................................................
Theo công lệnh ( hoặc giấy giới thiệu) số………... ngày ...... tháng...... năm 20............
Từ ngày…......tháng….....năm 20........... đến ngày …..... tháng …...... năm 20..........
				Ngày....tháng.....năm.....
				Giám đốc
				(ký, ghi rõ họ tên)
Nơi đi	Ngày	Phương tiện sử dụng	Độ dài chặng đường	Số ngày công tác	Lý do lưu trú	Chứng nhận của cơ quan
Nơi đến						(Ký tên, đóng dấu)
1	2	3	4	5	6	7
Nơi đi
.......................
Nơi đến
.......................
Nơi đi
Nơi đến...
- Vé người...................................................vé x.....................đ = ...........................đ
- Vé cước ....................................................vé x.....................đ = ...........................đ
- Phụ phí lấy vé bằng điện thoại.............vé x.....................đ = ..........................đ
- Phòng nghỉ...............................................vé x......................đ = ..........................đ
1- Phụ cấp đi đường: Cộng...................................................................................................................................đ
2- Phụ cấp lưu trú: ................................................................................................................................................đ
Tổng cộng ngày công tác:.....................................................................................................................................đ
Ngày....tháng....năm 2016
Duyệt
Số tiền được thanh toán là..............................
Người đi công tác		Phụ trách bộ phận			Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)		(Ký, họ tên)			(Ký, họ tên)

TÊN CÔNG TY ISO 9001:2008; ISO 13485:2003. ******* CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******** LỆNH ĐIỀU XE Số:…………(lưu) Giám đốc Công ty …………………… Lệnh điều động xe ô tô mang biển số: ………..…………………….... Người điều khiển:…………………………………………………….. Phòng………………. sử dụng xe để:………………………….. Người sử dụng xe:…………………..……Chức vụ:…..………..….. Thời gian công tác: Từ…..….giờ……..ngày……/…../201….. Đến……giờ…….ngày……/…../201…… Nơi đến công tác:…………………………………………………….. ……………………………………………………………………….. Số người cùng đi:…….số km trước khi đi:…….…số km khi về:……… Tình trạng kỹ thuật máy và các thiết bị trong xe trước khi đi:…………. ………………………………………………………………………….. Hà nội, ngày……tháng……năm 201…. Giám đốc

TÊN CTY ISO 9001:2008; ISO 13485:2003. ******* CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******** LỆNH ĐIỀU XE Số:…………(giao cho lái xe) Giám đốc Công ty …………………. Lệnh điều động xe ô tô mang biển số: …………..……………………. Người điều khiển:……………………………………………………… Phòng………………….sử dụng xe:………….………………………. Người sử dụng xe:…………………..……Chức vụ:…..……………… Thời gian công tác: Từ…..….giờ……..ngày……/…../201….. Đến……giờ…….ngày……/…../201…… Nơi đến công tác:……………………………………………………… ……………………………………………………….………………… Số người cùng đi:…….số km trước khi đi:…….…số km khi về:……… Tình trạng kỹ thuật máy và các thiết bị trong xe trước khi đi:………….. ………………………………………………………………………….. Hà nội, ngày……tháng……năm 201…. Giám đốc