5 lưu ý quan trọng về Hoá Đơn Điện Tử cho Hộ Kinh Doanh

1. Quy định bắt buộc sử dụng HĐĐT với hộ kinh doanh

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022, tất cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh, có thể lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử.

2. HĐĐT phải bao gồm những thông tin gì?

2.1. Thông tin chung

Tên hóa đơn: Ghi rõ "Hóa đơn điện tử".

Ký hiệu hóa đơn: Do cơ quan thuế cấp.

Ký hiệu mẫu: Do nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cấp.

Số thứ tự hóa đơn: Do người bán tự phát sinh theo quy định.

2.2. Thông tin về người bán

Tên: Tên đầy đủ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ.

Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở chính hoặc nơi kinh doanh của người bán.

Mã số thuế: Mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho người bán.

2.3. Thông tin về người mua

Tên: Tên đầy đủ của tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở chính hoặc nơi kinh doanh của người mua.

Mã số thuế: Mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho người mua (nếu có).

2.4. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả rõ ràng, chính xác tên hàng hóa, dịch vụ được bán.

Đơn vị tính: Đơn vị tính cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.

Số lượng: Số lượng hàng hóa, dịch vụ được bán.

Đơn giá: Giá bán của từng loại hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT).

Thành tiền: Giá trị thanh toán cho từng loại hàng hóa, dịch vụ được tính bằng đơn giá x số lượng.

2.5. Thông tin về thuế giá trị gia tăng (VAT)

Thuế suất VAT: Mức thuế suất VAT áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.

Tiền thuế VAT: Số tiền thuế VAT được tính bằng thành tiền x thuế suất VAT.

Tổng số tiền thanh toán: Bao gồm thành tiền và tiền thuế VAT.

2.6. Chữ ký số

Chữ ký số của người bán: Chữ ký số hợp lệ theo quy định của pháp luật.

Chữ ký số của người mua (nếu có): Chữ ký số hợp lệ theo quy định của pháp luật (trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán).

2.7. Thông tin bổ sung

Ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn.

Ngôn ngữ: Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.

Chữ số: Sử dụng chữ số tự nhiên từ 0 đến 9.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

5 lưu ý quan trọng về hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ để lưu trữ HĐĐT cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm). Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin. (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.

HĐĐT đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.

• Nội dung của HĐĐT được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong. khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.

• HĐĐT được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định. nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

4. Những trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT

4.1. Doanh nghiệp tự nguyện

Doanh nghiệp có thể tự nguyện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và quay lại sử dụng hóa đơn giấy.

Cần thông báo cho cơ quan thuế trước 10 ngày làm việc kể từ ngày ngừng sử dụng.

4.2. Bị cưỡng chế

Doanh nghiệp vi phạm quy định về hóa đơn điện tử có thể bị cơ quan thuế cưỡng chế ngừng sử dụng.

Các trường hợp vi phạm dẫn đến cưỡng chế bao gồm:

Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ.

Không lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.

Cung cấp thông tin sai lệch về hóa đơn điện tử.

4.3. Thu hồi mã số thuế

Doanh nghiệp bị thu hồi mã số thuế sẽ tự động ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

5. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT

Dịch vụ hỗ trợ hỗ kinh doanh cá thể

Khi lựa chọn nhà cung cấp, điều quan trọng là phải xác định rõ nhu cầu và tiêu chí của doanh nghiệp. Đầu tiên, cần kiểm tra uy tín và độ đáng tin cậy của nhà cung cấp, thông qua phản hồi từ khách hàng hiện tại. Bên cạnh đó, việc đảm bảo tính bảo mật của thông tin là không thể phủ nhận, do đó, việc kiểm tra các biện pháp bảo mật của nhà cung cấp là rất quan trọng.

Tiếp theo, doanh nghiệp của bạn cần kiểm tra xem nhà cung cấp có tuân thủ các quy định pháp lý và kỹ thuật hiện hành không. Một dịch vụ hợp pháp và phù hợp với quy định sẽ giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc vi phạm luật pháp.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> 03 điều cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử

>>> Hoá đơn điện tử và cách kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực

>>> Các biểu mẫu dùng cho doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử