Nội quy chung tại Phòng Kế toán - Không phải ai cũng biết

Ở bất kỳ 1 doanh nghiệp nào cũng cần có những quy định riêng, những chế tài đi kèm với từng trách nhiệm cụ thể cho từng người. Do đó các bạn sinh viên mới ra trường hoặc các bạn kế toán đã đi làm 1 - 2 năm nhưng chưa bao giờ làm ở những công ty có áp dụng các Chứng chỉ ISO 9001 đừng bỡ ngỡ, hay nản chí vì mình hay bị Quản lý các công ty ép tiến độ hay suy nghĩ là mình luôn bị trù dập nhé. Điều đó không phải đâu ạ.

Sau đây Viện Đào tạo kế toán và tin học Đức Minh sẽ chia sẻ cho các bạn 1 số quy định áp dụng tại Phòng kế toán, giúp các bạn có những suy nghĩ khác và có thể áp dụng ngay vào công ty của mình nhé.

I. QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHÒNG KẾ TOÁN

Nội quy chung tại Phòng Kế toán

II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Mỗi 1 phòng ban có chức năng nhiệm vụ khác nhau, nhưng riêng phòng kế toán có đặc thù riêng vì liên quan trực tiếp đến thuế, lãi lỗ của công ty nên trách nhiệm của mỗi người sẽ cao hơn, cần độ chính xác gần như là tuyệt đối. Do vậy tất cả mọi người trong phòng kế toán đều nêu cao tinh thần học hỏi giúp đỡ nhau cùng tiến độ, sai đâu sửa đấy.  Nếu không giải quyết được theo từng cấp độ sẽ trình lên cấp cao hơn để giải quyết kịp thời.

Viện Đào tạo Kế toán và Tin học Đức Minh nhắc các bạn kế toán cần thường xuyên làm các công việc sau:

- Cập nhập, theo dõi và báo cáo Ban giám đốc tình hình sử dụng vốn của công ty.

- Cung cấp kịp thời và chính xác tình hình kinh doanh của công ty, tình hình tài chính, khả năng tài chính.

- Tổ chức triển khai các công việc quản lý tài chính của Công ty theo phân cấp.

- Tổng hợp số liệu báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty theo quy định của công ty và chế đệ báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính.

- Thực hiện các công việc về lĩnh vực kế toán, thống kê theo quy chế tài chính đảm bảo chính xác, kịp thời, trung thực.

- Kiểm tra các hợp đồng kinh tế với đối tác.

Trong đó:

• Kế toán nội bộ thực hiện việc ghi chép, thu chi hàng ngày. Viết hóa đơn cho khách hàng, . Quản lý công nợ và đốc thúc thu hồi công nợ.
• Kế toán ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng như ủy nhiệm chi, rút sec, nộp tiền, làm hồ sơ vay và đáo hạn các món vay khi đến hạn tất toán. Theo dõi các khế ước vay và lãi phải trả hàng tháng để kịp thời báo lại kế tóan trưởng và phụ trách phòng tài chính thu xếp nguồn tiền trả.
• Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm vào chứng từ và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Làm các loại báo cáo thuế và báo cáo tài chính gửi cơ quan thuế. Quản lý chung tình hình tài chính của công ty.
• Chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác quản lý tài chính của Công ty, báo cáo ban Giám đốc mọi phát sinh thường kỳ hoặc bất thường trong mọi hoạt động của Công ty để có biện pháp quản lý và điều chỉnh kịp thời, hợp lý nhằm giảm thiểu thất thoát và thiệt hại cho Công ty. Tuân thủ đúng quy định của nhà nước vềcác chuẩn mực kế toán và sổ sách chứng từ. Thực hiện đúng và đủ những khoản thuế phải nộp cho nhà nước theo luật định. Báo cáo Giám đốc về những thay đổi của nhà nước về quản lý tài chính kế toán để có chủ trương phù hợp.

III. QUY TRÌNH THANH TOÁN

1. Thanh toán các phát sinh trực tiếp: Kế toán thanh toán các chi phí điện, nước, điện thoại hàng tháng khi có hóa đơn GTGT của nhà cung cấp.
2. Thanh toán các khoản tạm ứng đi công tác về: Trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhân viên đi công tác về, các chi phí có hóa đơn chứng từ, hoặc được giải trình, đã có chữ ký duyệt chi của Ban lãnh đạo công ty.
3. Thanh toán tiền hàng cho đối tác: Khi có sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo công ty.

IV. QUY TRÌNH HẠCH TOÁN

Kiểm tra chứng từ kế toán: Kế toán khi nhận hóa đơn chứng từ trước khi thanh toán và ghi nhận chi phí cần kiểm tra xem hóa đơn chứng từ đã hợp lệ chưa. Hóa đơn chứng từ được ghi nhận là hợp lệ khi :

• Có ngày tháng rõ ràng
• Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ và mã số thuế đúng với đăng ký kinh doanh
• Tên mặt hàng rõ ràng, đơn giá, số lương và thành tiền đúng.
• Đối với hóa đơn giá trị gia tăng

Số tiền trước thuế + thuế = Tổng tiền sau thuế

• Hóa đơn phải có chữ ký của thủ trưởng/ kế toán trưởng đơn vị và dấu trọn của công ty cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

V. LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1. Các hóa đơn chứng từ tuyệt đối giữ cẩn thận. Các hóa đơn mua vào, bán ra lưu theo báo cáo thuế của tháng. Hóa đơn kê theo báo cáo thuế tháng nào đi theo báo cáo thuế tháng đó, đính kèm luôn các phiếu thu chi trên hóa đơn.
2. Các hợp đồng đầu vào, đầu ra được đính kèm luôn cùng biên bản bàn giao, nghiệm thu và thanh lý hàng hóa. Lưu trữ trên các file hộp.
3. Chứng từ ngân hàng gồm: sổ phụ, các giấy nhận nợ cùng bộ hồ sơ kèm theo lưu theo các ngân hàng. Mỗi ngân hàng 1 file khác nhau.
4. Cuối năm kế toán in tất cả sổ sách kế toán + đóng lưu trữ các chứng từ trên.

VI. THỜI HẠN NỘP CÁC BÁO CÁO THUẾ

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng nộp muộn nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kê khai theo quý, hạn nộp tờ khai muộn nhất là ngày 20 của tháng đầu tiên trong quý mới.
• Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính kê khai theo quý, hạn nộp tờ khai muộn nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý mới.
• Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, Quyết toán thuế thu nhập cá nhân kê khai theo năm. Hạn nộp muộn nhất là ngày 31/03/ của năm kế tiếp.
• Mã số thuế cá nhân làm bất kỳ thời điểm nào trong năm, khi có lao động mới đã ký hợp đồng với họ phải làm mã số thuế cá nhân.

Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh mong rằng bài viết trên sẽ giúp ích được các bạn trong quá trình làm việc lâu dài và ổn định. Vì hiểu được Công ty, văn hóa công ty, hàng hóa mà công ty bán hay quy định nội bộ của công ty các bạn sẽ làm tốt công việc của mình hơn, sai sót ít hơn bạn sẽ thăng tiến nhanh hơn trên con đường của mình.

Nga Thanh

• Chia sẻ
• Tweet