Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty

Xuất hóa đơn VAT cho công ty là một trong những nghiệp vụ mà kế toán bắt buộc phải thành thạo. Việc xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kê khai thuế.

1. Hóa đơn VAT là gì? Các nội dung chính trên hóa đơn VAT

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Căn cứ vào định nghĩa hóa đơn và các quy định khác về hóa đơn, chứng từ có thể hiểu hóa đơn VAT (còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn đỏ) như sau:

Hóa đơn VAT là chứng từ chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ lập nhằm ghi lại thông tin mua bán hàng hóa, dịch vụ và ghi rõ số thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn VAT bao gồm:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.

- Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.

- Thuế suất, số tiền thuế.

- Tổng cộng.

- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

- Chữ ký, dấu của người bán (người lập hóa đơn).

- Chữ ký, dấu của người mua (trong trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp có đăng ký mã số thuế và thực hiện chế độ kế toán theo quy định).

Hiện nay có 2 hình thức hóa đơn được sử dụng:

- Hóa đơn giấy: Là hóa đơn được in trên giấy, có nhiều liên.

- Hóa đơn điện tử: Là hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử, có thể gửi qua email hoặc các kênh trực tuyến khác.

2. Vì sao phải xuất hóa đơn VAT cho công ty?

Xuất hóa đơn VAT cho công ty cần tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn chứng từ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ. Khi xuất hóa đơn VAT, doanh nghiệp cần đảm bảo: 

- Minh bạch hóa hoạt động kinh doanh: hóa đơn VAT là bằng chứng cho các giao dịch mua bán, hợp pháp.

- Quản lý doanh thu, chi phí một cách hiệu quả: các hóa đơn chứng từ là căn cứ để kế toán hạch toán, là nguồn thông tin quan trọng của đơn vị, doanh nghiệp giúp quản lý hiệu quả nguồn lực.

- Căn cứ tính thuế: hóa đơn VAT là cơ sở để doanh nghiệp tính toán và nộp thuế GTGT cho nhà nước.

- Bảo vệ quyền lợi của người mua: hóa đơn VAT là bằng chứng để người mua được hưởng quyền lợi khi có tranh chấp về chất lượng hàng hóa, dịch vụ.

3. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp và lưu ý

Việc xuất hóa hóa đơn VAT là một trong những kỹ năng cơ bản của kế toán, yêu cầu kế toán phải xuất chính xác, đúng quy định. Nắm rõ quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp, kế toán sẽ tránh gặp sai sót gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

3.1. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp

Quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn

Tùy từng trường hợp người bán lập hóa đơn VAT dưới dạng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử.

- Trường hợp lập hóa đơn điện tử (áp dụng phổ biến): sử dụng phần mềm kế toán hoặc các phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn. Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn trước khi in hoặc gửi cho khách hàng.

- Trường hợp lập hóa đơn giấy: kế toán lập hóa đơn VAT bằng cách điền các thông tin theo mẫu có sẵn đã đăng ký mua từ cơ quan thuế.

Sau khi lập cả bên bán và bên mua cần thực hiện ký, đóng dấu trên hóa đơn đã lập.

Bước 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Người bán gửi hóa đơn cho khách hàng qua email (nếu là hóa đơn điện tử) hoặc các hình thức khác (nếu là hóa đơn giấy). Đồng thời người bán lưu giữ hóa đơn để phục vụ cho công tác kế toán và lưu trữ.

Bước 3: Kê khai thuế

Căn cứ vào các hóa đơn VAT đã xuất, doanh nghiệp tiến hành kê khai thuế GTGT theo quy định của pháp luật.

3.2. Lưu ý khi xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp

Hóa đơn VAT là chứng từ quan trọng, việc xuất hóa đơn sai sẽ có thể gây ra thiệt hại về tài chính cho người bán hoặc khiến người bán gặp các rủi ro như phạt hành chính về các sai phạm khi lập quản lý hóa đơn. 

Dưới đây là một vài lưu ý khi xuất hóa đơn VAT:

- Thời điểm xuất hóa đơn: xuất hóa đơn (lập hóa đơn) đúng thời điểm quy định tại Căn cứ Khoản 1, Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Thông tin phải chính xác, đầy đủ: mọi thông tin trên hóa đơn phải chính xác, trùng khớp với hóa đơn mua vào và chứng từ kế toán.

- Bảo quản hóa đơn cẩn thận: Hóa đơn là chứng từ rất quan trọng, doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn trong thời gian quy định của pháp luật.

- Cập nhật thường xuyên các quy định về hóa đơn: Pháp luật về hóa đơn có thể thay đổi, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật để đảm bảo tuân thủ.

• Chia sẻ
• Tweet