Khi quyết toán thuế về lương thì kế toán cần chuẩn bị những hồ sơ gì?

Cập nhật ngày 14/11/2026: bài đã được cập nhật theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/12/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025) và Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025), thay cho Thông tư 96/2015/TT-BTC và các quy định cũ tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, Nghị định 146/2017/NĐ-CP (sửa Nghị định 218/2013/NĐ-CP). Trợ cấp mất việc làm hiện theo Điều 47 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14.

Bài viết liệt kê các hồ sơ, chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi quyết toán thuế về lương.

Những hồ sơ chính cần chuẩn bị cho công tác quyết toán thuế

Hồ sơ của người lao động

Hợp đồng lao động của tất cả người lao động đã và đang làm việc tại công ty bao gồm: hợp đồng lao động dài hạn, hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng giao khoán

Hồ sơ cá nhân từng người lao động bao gồm: sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, bản sao căn cước công dân (hoặc thẻ căn cước), giấy tờ về cư trú (nếu có), bản sao bằng cấp, chứng chỉ học nghề, giấy khám sức khỏe và các giấy tờ khác kèm theo (nếu có)

Các văn bản quy định tại doanh nghiệp

Quyết định tuyển dụng, quyết định chức danh, quyết định lương

Quy chế nhân viên

Quy chế tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp (ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng)

Các chứng từ tiền lương

• Bảng chấm công hàng tháng
• Bảng lương hàng tháng (có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo và người lao động)
• Chứng từ thanh toán tiền lương: phiếu chi tiền lương (nếu thanh toán lương bằng tiền mặt), giấy báo nợ ngân hàng (nếu thanh toán bằng chuyển khoản)
• Thông báo nộp bảo hiểm của BHXH hàng tháng
• Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng
• Bảng trích nộp bảo hiểm cho người lao động
• Bảng đối chiếu bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm
• Biên bản kiểm tra về lao động (nếu có)
• Tờ khai thuế TNCN hàng tháng, hàng quý (nếu có), tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm
• Chứng từ nộp tiền thuế TNCN (nếu có): chứng từ nộp tiền vào ngân sách Nhà nước

Những hồ sơ chi tiết cho từng khoản chi lương cần chuẩn bị

Khi cơ quan thuế vào kiểm tra thuế tại doanh nghiệp thì công việc chính của họ là kiểm tra xem những khoản chi phí mà doanh nghiệp cho vào chi phí hợp lý, hợp lệ có đầy đủ chứng từ và chính xác không. Vì vậy, trước khi đoàn vào kiểm tra, kế toán phải rà soát lại toàn bộ chứng từ thu, chi, chứng từ ngân hàng xem nó đã đúng và đủ chưa để không bị loại ra trước khi tính thuế. Như vậy chúng ta phải bám sát văn bản hướng dẫn để làm cho đúng.

Căn cứ khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15) quy định các khoản chi cho người lao động không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN; Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn hồ sơ của khoản chi được trừ. Theo khoản 2 Điều 10 Thông tư 20/2026/TT-BTC, với khoản chi phát sinh trước 12/03/2026 mà Thông tư 96/2015/TT-BTC đã quy định cụ thể điều kiện, hồ sơ thì thực hiện theo Thông tư 96/2015/TT-BTC cho kỳ tính thuế năm 2025.

Các khoản chi tiền lương

– Đối với các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

→ Nếu thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật thì không được trừ (điểm a khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Vì vậy phải có phiếu chi lương thực tế hoặc chứng từ chuyển khoản, bảng lương có đầy đủ chữ ký lãnh đạo và người lao động

– Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động

→Phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, quy chế thưởng do lãnh đạo quy định theo quy chế tài chính công ty (điểm b khoản 8 Điều 10 và điểm đ1 khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

– Tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi: không được trừ, trừ trường hợp doanh nghiệp trích lập quỹ lương dự phòng, mức dự phòng hằng năm không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện (điểm c khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

Khoản chi về tiền nhà ở đối với người lao động (kể cả người nước ngoài)

→Phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ (điểm b2 khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

– Chi phí tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH MTV do một cá nhân làm chủ, thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh

→ Không được đưa vào chi phí được trừ (điểm d khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

Chi trang phục

Phần chi trang phục bằng hiện vật không có hóa đơn, chứng từ không được trừ; phần chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm không được trừ. Như vậy, chi bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm và chi bằng hiện vật có hóa đơn, chứng từ đầy đủ → Thì được tính vào chi phí hợp lý (điểm đ khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

Chi thưởng sáng kiến, cải tiến

Doanh nghiệp phải có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến và có quy định bằng văn bản cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến (điểm e khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

Chi đi công tác (vé tàu xe, vé máy bay, tiền ăn ở)

• Phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ
• Giấy đi đường, quyết định cử đi công tác
• Trường hợp khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp công tác phí thì phải có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty quy định mức khoán; khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên do người lao động tự thanh toán thì phải thanh toán không dùng tiền mặt

(Điểm h khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

Các khoản chi thêm cho lao động nữ theo điểm i1 khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (chi đào tạo lại nghề, khám sức khỏe thêm, chi bồi dưỡng sau sinh,...) được trừ nếu chi đúng đối tượng, đúng mục đích.

Khoản chi đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động: phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người không được trừ (điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

→ Phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, quy chế thưởng; đồng thời doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (điểm đ1, đ2 khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

Khoản chi trợ cấp mất việc làm cho người lao động

Chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc không theo đúng quy định thì không được trừ (điểm k khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Mức trợ cấp mất việc làm theo Điều 47 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương.

Khoản thực chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp: chi tiết tại điểm d khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động: điểm c khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; hồ sơ theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC

Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động: phần chi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế không được trừ, chi tiết tại điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Cách kiểm tra đối chiếu sổ sách

Bài viết và khoá học liên quan

• Kinh nghiệm khi thanh tra quyết toán thuế
• Những sai sót thường xảy ra trong các kỳ quyết toán thuế
• Những lưu ý nhỏ về kế toán tiền lương khi thực hiện quyết toán thuế
• Những công việc kế toán cần làm về mảng lao động tiền lương khi DN mới thành lập
• Kế toán thuế thu nhập cá nhân