Trả lời nhanh
Hai thủ thuật Excel giúp kế toán làm việc nhanh hơn: dùng Data Validation dạng List với vùng đặt tên SHTK để chặn nhập sai hoặc thiếu tài khoản giữa Nhật ký chung và bảng cân đối phát sinh; và dùng công thức hàm MATCH trả về dòng đang nhập dữ liệu rồi nhấn Ctrl + G nhập địa chỉ ô để nhảy tới ngay dòng đó.
Ý chính
- Đặt tên vùng số hiệu tài khoản (SHTK) trong bảng cân đối phát sinh bằng Insert - Name - Define
- Chọn cột TK Nợ, TK Có ở Nhật ký chung, vào Data - Validation, chọn Allow là List và Source là vùng đặt tên
- Thiết lập Error Alert để báo lỗi khi nhập tài khoản chưa đăng ký
- Dùng hàm MATCH trên cột có dữ liệu không trùng để biết đang nhập đến dòng nào
- Nhấn Ctrl + G rồi nhập địa chỉ ô, ví dụ C2579, để đưa con trỏ về đúng dòng
Theo quy định tại thời điểm đăng bài (18/10/2013); chính sách có thể đã thay đổi.
Dưới đây là tổng hợp một số thủ thuật Excel khi làm kế toán, giúp người làm kế toán thao tác dễ dàng hơn trong thực hành kế toán.
Quản lý dữ liệu chống nhập thiếu tài khoản giữa NKC (khai báo) và bảng cân đối phát sinh các TK
Nguyên nhân: Khi bạn nhập dữ liệu Nhật ký chung hoặc sổ khai báo dữ liệu thường xảy ra các tài khoản của sổ khai báo không giống bên Bảng cân đối phát sinh. Dẫn tới bảng cân đối phát sinh các tài khoản không cân đối.
Nếu tìm thủ công hoặc kỹ năng khác mất nhiều thời gian nên ta đặt chế độ quản lý như sau, dựa trên tính năng Data Validation của Excel:
Bước 1: Đặt tên vùng tài khoản
Từ bảng cân đối phát sinh các tài khoản, cột số hiệu tài khoản ta gán nhãn vùng có sử dụng tài khoản (khoảng 50 đến 60 dòng).
Bôi đen vùng cần xử lý, chọn Insert – Name – Define, cửa sổ Names in workbook, gõ nhập SHTK sau đó chọn Add và OK.
Bước 2: Thiết lập Data Validation cho Nhật ký chung
Mở Nhật ký chung (sổ khai báo), bôi đen 2 cột TK nợ và cột TK có. Từ thực đơn DATA chọn Validation rồi chọn Settings. Cửa sổ Allow bạn chọn List, cửa sổ Source ta nhập = SKTK. Đồng thời bỏ 2 dấu kiểm ở hộp Ignore blank và hộp kiểm In-cell dropdown. Tiếp tục click vào lệnh Error Alert để lập thông báo lỗi. Cửa sổ Title bạn nhập: TK không chấp nhận. Cửa sổ Error message bạn nhập: Bạn phải đăng ký thêm TK ở bảng cân đối phát sinh các tài khoản. Lập xong các thủ tục trên bạn nhấn OK.
Kết quả: khi bạn nhập sai hoặc thiếu tài khoản ở Nhật ký chung (khai báo) thì báo lỗi. Vì thế bảng cân đối phát sinh các tài khoản của bạn bao giờ cũng được chính xác.
Tìm nhanh vị trí nhập dữ liệu
Giả sử bạn có bảng tính (NKC – Khai báo) chẳng hạn. Bạn đã nhập được khoảng 3000 đến 4000 dòng. Khi vào lại bạn không biết đã nhập đến đâu. Nếu dùng thanh cuốn hoặc chuột thì mất nhiều thời gian và mỏi tay. Bạn làm như sau, sử dụng hàm MATCH:
Bước 1: Chọn ô hiển thị và cột dữ liệu
Phía trên tiêu đề bạn chọn 01 ô trống (ô dễ quan sát) và chọn cột có chứa dữ liệu giá trị ví dụ cột C (ô chọn 1 và cột này không trùng nhau).
Bước 2: Nhập công thức
Từ ô trống bạn nhập công thức =” TH đến dòng: “&match(;$c$1:$c5000;-1)
Kết quả: Hàm trả về số dòng bạn đang thực hiện (ví dụ: TH đến dòng 2579).
Bước 3: Nhảy tới dòng đang nhập
Bạn dùng Ctrl + G, nhập C2579 Enter lập tức con trỏ về ngay dòng 2579.
Ngoài kỹ năng sử dụng Excel, người làm kế toán cũng nên biết một số kỹ năng tin học văn phòng khác như Word, quản lý máy tính, PowerPoint...
Bài viết và khoá học liên quan
Khoá học liên quan
Kế toán thực tế
Kèm 1-1 trên chứng từ thật · khai giảng liên tục
