Định dạng trang in và in ấn trong Word

1. Định khổ và kiểu giấy cho trang văn bản:

• Định dạng khổ giấy cho văn bản:

+ Chọn nhóm lệnh Page Layout chọn tiếp lệnh Size, một danh sách các khổ giấy hiển thị

+ Bạn lựa chọn một khổ giấy thích hợp với trang giấy văn bản đang soạn thảo, thông thường Word sẽ mặc định khổ giấy là Letter.

+ Nếu không thích sửa dụng các khổ giấy được mặc định sẵn, bạn chọn vào lệnh More Paper Sizes để định riêng cho bạn một khổ giấy.

Khi chọn lệnh More Paper Sizes, hộp thoại Page Setup hiển thị:

+ Paper size: lựa chọn các khổ giấy được thiết lập sẵn.

+ Width: thay đổi chiều rộng khổ giấy. Mặc định được tính thoe đơn vị inch, tuy nhiên bạn có thể thiết lập lại đơn vị tính là cm hoặc mm,…

+ Height: Thay đổi chiều cao của khổ giấy.

Thay đổi đơn vị đo: phần này được chúng tôi hướng dẫn cặn kẽ trong bài “Định dạng Tab”. Tuy vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn lệnh để bạn thao tác ôn lại nhanh.

+ Trong File, hộp thoại Options hiển thị bạn chọn Advanced.

+ Thay đổi giá trị đơn vị đo trong ô Show measurements in units of khi bạn thay đổi đơn vị đo này cũng đồng nghĩa với việc bạn thay đổi đơn vị cho thanh thước đo.

Thay đổi xong các giá trị, bạn nhấn OK để áp dụng.

Định dạng kiểu giấy ho trang văn bản:

+ Vẫn trong nhóm lệnh Page Layout, bạn chọn lệnh Orientaion. Một danh mục menu lệnh hiển thị:

+ Orientation: lựa chọn kiểu khổ giấy

+ Portrait: Kiểu khổ giấy đứng

+ Landscape: Kiểu khổ giấy ngang.

2. Đặt lề cho trang văn bản:

• Chọn nhóm lệnh Page Layout
• Chọn lệnh Margins

Một danh sách menu lệnh hiển thị, cung cấp cho bạn nhiều kiểu lề được định sẵn

Bạn chọn một kiểu lề thích hợp với trang văn bản bạn đang soạn thảo.

+ Narrow: quay về kiểu lề được mặc định sẵn của Word.

+ Nếu bạn muốn chọn một kiểu lề cho riêng bạn hãy nhấn vào lệnh Custom Margins.

Khi chọn lệnh Custom Margins, hộp thoại Page Setup hiển thị. Bạn chọn vào Margins.

+ Bạn lần lượt chọn lại định dạng lề trang giấy trong các ô:

• Top: lề trên
• Left: lề trái
• Botton: lề dưới
• Right: lề phải
• Gutter: xác định chiều rộng của gáy sách.

+ Orientation: xác định kiểu trang giấy.

• Portrait: trang giấy đứng.
• Landscape: trang giấy nằm ngang.

+ Khi bạn lựa chọn những thay đổi, khung Preview sẽ hiển thị cho bạn xem trước.

+ Chọn xong, click OK để chấp nhận và đóng hộp thoại này lại. Muốn áp dụng những thay đổi cho lần mở Word sau, bạn nhất chọn Set as Default

Ngoài cách sử dụng các thao tác trên để mở hộp thoại Page Setup, bạn cũng còn một cách khác:

+ Trong nhóm lệnh Page Layout, bạn chộn biểu tượng lệnh Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiển thị giúp bạn hiệu chỉnh các thông số.

3. In ấn

• Xem văn bản trước khi in

+ File → Print → Print Preview

+ Để trở về nhấn Close Print Preview hoặc nhấn ESC trên bàn phím

+ In ấn

• Bước 1: File → Print → Xuất hiện hộp thoại
• Bước 2: Chọn máy cần in trong mục Printer.
• Bước 3: Chọn vùng in trong mục Settings

+ Print All Pages: In toàn bộ

+ Print one side: In trang hiện hành

+ Pages: In trang tùy chọn

• Bước 4: Chọn số bản sao trong mục Copies → OK