Quy trình 06 bước xuất hóa đơn điện tử chuẩn cho hộ kinh doanh?

Để xuất hóa đơn đúng quy định, hộ kinh doanh nên thực hiện theo quy trình sau.​

Bước 1: Xác định loại hóa đơn điện tử cần sử dụng​

Trước tiên, hộ kinh doanh cần xác định mình thuộc nhóm nào:​

• Hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.​

• Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.​

• Hộ kinh doanh doanh thu không quá 01 tỷ đồng nhưng có nhu cầu đăng ký tự nguyện.​

• Trường hợp phát sinh giao dịch lẻ cần hóa đơn thì liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn theo từng trường hợp cụ thể.​

Thông thường, hộ kinh doanh bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng sẽ phù hợp với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền vì có thể lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch.​

Bước 2: Chuẩn bị thông tin trước khi đăng ký​

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị:​

• Mã số thuế của hộ kinh doanh.​

• Thông tin chủ hộ, địa chỉ kinh doanh, email, số điện thoại.​

• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.​

• Thông tin địa điểm kinh doanh nếu có nhiều cửa hàng.​

• Tài khoản giao dịch thuế điện tử.​

• Chữ ký số nếu loại hóa đơn/hệ thống sử dụng yêu cầu. Riêng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định không bắt buộc có chữ ký số.​

Nếu hộ kinh doanh có nhiều địa điểm, cần dùng mã số thuế của hộ kinh doanh cho các cửa hàng và ghi rõ mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.​

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử​

Hộ kinh doanh truy cập Cổng Hệ thống hóa đơn điện tử tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Sau đó đăng nhập và kê khai tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tại bước này, hộ kinh doanh cần chọn đúng hình thức hóa đơn: có mã của cơ quan thuế, không có mã nếu đủ điều kiện, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Sau khi gửi tờ khai, cơ quan thuế sẽ phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký. Khi được chấp nhận, hộ kinh doanh mới chính thức được sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức đã đăng ký.

Lưu ý: Đối với HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, loại hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn cần đăng ký sử dụng đúng hình thức hóa đơn với cơ quan thuế.

Bước 4: Lập hóa đơn khi phát sinh bán hàng, cung cấp dịch vụ​

Khi có giao dịch, hộ kinh doanh cần lập hóa đơn với các thông tin chính:

• Tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ.​

• Thông tin người mua theo dữ liệu người mua cung cấp.​

• Tên hàng hóa, dịch vụ.​

• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.​

• Thành tiền, thuế suất nếu có, tổng tiền thanh toán.​

• Ngày lập hóa đơn.​

• Hình thức thanh toán nếu hệ thống yêu cầu.​

Nếu khách hàng là doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần nhập chính xác tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ để khách hàng có thể hạch toán, kê khai hợp lệ.

Bước 5: Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế​

Với hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn sau khi lập sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu hóa đơn được kết nối và chuyển đến cơ quan thuế theo chuẩn kỹ thuật. Đây là hình thức phù hợp với hộ kinh doanh có tần suất bán hàng cao vì có thể xuất hóa đơn nhanh ngay tại quầy, máy bán hàng hoặc phần mềm bán hàng.

Bước 6: Gửi hóa đơn cho người mua và lưu trữ​

Sau khi hóa đơn được phát hành hợp lệ, hộ kinh doanh gửi hóa đơn cho người mua qua email, đường link tra cứu, mã QR hoặc bản thể hiện hóa đơn.

Hộ kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn điện tử, dữ liệu bán hàng và chứng từ liên quan để phục vụ kê khai, đối chiếu và giải trình khi cần.

Nắm đúng quy trình xuất Hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh chủ động hơn trong bán hàng, kê khai thuế và quản lý doanh thu. Từ năm 2026 này, hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ giao dịch mà còn là dữ liệu quan trọng trong quản lý thuế. Vì vậy, hộ kinh doanh nên sớm kiểm tra doanh thu, mô hình kinh doanh, địa điểm bán hàng và đăng ký hình thức hóa đơn phù hợp để vận hành đúng quy định.

Nguồn. ST