Cách xử lý hóa đơn chưa phê duyệt

1. Hóa đơn treo chờ phê duyệt trên phần mềm nội bộ (chưa trình ký lên cơ quan thuế)

Nếu hóa đơn của bạn vẫn đang ở trạng thái "Chờ phê duyệt" và chưa được gửi đi:

• Nếu hóa đơn đúng: Bạn cần liên hệ trực tiếp với cấp có thẩm quyền (kế toán trưởng, giám đốc, người duyệt) để kiểm tra và tiến hành phê duyệt hóa đơn. 
• Nếu hóa đơn sai sót hoặc muốn hủy: Bạn có thể đăng nhập vào phần mềm hóa đơn đang sử dụng (VD: MISA, Viettel, VNPT), tìm đến phân hệ Hóa đơn, thiết lập bộ lọc theo trạng thái "Chờ phê duyệt", chọn hóa đơn và thực hiện thao tác Xóa bỏ hoặc Hủy bỏ. 

2. Hóa đơn đã gửi lên Cơ quan thuế nhưng chưa được cấp mã

Với những hóa đơn đã gửi đến hệ thống Thuế nhưng hệ thống báo chưa được cấp mã hoặc bị từ chối cấp mã, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Tra cứu trạng thái. Truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại Hóa Đơn Điện Tử Tổng Cục Thuế bằng tài khoản doanh nghiệp để xem chính xác thông tin tiếp nhận.
• Bước 2: Xử lý lỗi. Nếu hóa đơn bị từ chối cấp mã hoặc chưa được cấp, bạn không cần phải lập thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi cơ quan thuế. Bạn chỉ cần kiểm tra lại các chỉ tiêu bị lỗi, sau đó lập một hóa đơn mới hoàn toàn, ký số và gửi lại cho cơ quan thuế để được cấp mã.

3. Quy trình khắc phục khi vô tình xuất hóa đơn tiếp theo

Nếu bạn vô tình tạo và gửi các hóa đơn mới đi trước khi hóa đơn cũ được cấp mã/duyệt, hãy:

• Lập tức kiểm tra lại số thứ tự của các hóa đơn để đảm bảo tính liên tục.
• Nếu hóa đơn cũ sau đó được cấp mã bình thường, không cần xử lý thêm. Nếu hóa đơn cũ bị từ chối/hủy và liên quan đến các hóa đơn đã xuất sau đó, bạn có thể phải lập biên bản thỏa thuận và xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế (nếu cần) theo hướng dẫn từ cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp phần mềm