Sự khác nhau giữa tài liệu (Document) và biểu mẫu (Template) trong Word

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến và quen thuộc hiện nay. Nó cho phép người dùng soạn thảo, tạo các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác như âm thanh, video. 

Trong Word có 2 khái niệm về tài liệu đó là tài liệu thường và tài liệu dạng biểu mẫu hay còn gọi là Template. Đối với tài liệu thường chắc đã quá quen thuộc đối với chúng ta, còn với Template thì sao? Template là gì? Có sự khác nhau nào giữa tài liệu (Document) và biểu mẫu (Template) không?

Sự khác nhau giữa Document và Template

Một biểu mẫu là một loại tài liệu đã có sẵn nội dung trong đó như văn bản, kiểu trang trí, định dạng; định dạng trang như canh lề, cách dòng; các yếu tố trang trí như màu sắc, đường viền...

Dưới đây là sự khác nhau giữa Biểu mẫu (Template) và Tài liệu (Document)

1. Sự khác nhau về định dạng File

- Từ phiên bản Office 2007 hoặc lớn hơn biểu mẫu được lưu dưới dạng Word Template và nó có đuôi file là ".dotx" (các phiên bản Office 2003 hoặc nhỏ hơn là ".dot").

- Từ phiên bản Office 2007 hoặc lớn hơn tài liệu được lưu dưới dạng Word Document và nó có đuôi file là ".docx" (các phiên bản Office 2003 hoặc nhỏ hơn là ".doc"). 

2. Cách thức hoạt động

a. Đối với Biểu mẫu

Khi bạn mở một biểu mẫu một tài liệu mới được tạo ra dựa trên biểu mẫu mà bạn chọn. Thực chất bạn làm việc với một bản sao chứ không phải biểu mẫu gốc. Bản sao này tạo ra tất cả các thành phần của biểu mẫu trong một tài liệu hoàn toàn mới. Bạn làm việc với tài liệu mới đó, thừa hưởng tất cả các thành phần có trong biểu mẩu và có thể thêm bớt nội dung tùy ý. Vì bạn làm việc trên một tài liêu mới nên những thay đổi mà bạn thực hiện sẽ không ảnh hưởng tới biểu mẫu gốc, nó luôn được giữ ở trạng thái nguyên bản. Vì vậy, một biểu mẫu có thể là nền tảng cho việc nhân bản vô số tài liệu.

b. Đối với tài liệu

Khác với biểu mẫu, tài liệu không tạo ra bản sao của tài liệu gốc, mọi thay đổi, chỉnh sửa được thực hiện ngay trên bản gốc. Do đó toàn bộ việc thay đổi về nội dung, định dạng: font, cỡ, màu chữ, thiết lập in ấn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tài liệu gốc.

3. Sử dụng những biểu mẫu có sẵn trong WORD

a. Đối với tài liệu

Không hỗ trợ các tài liệu có sẵn, mà hoàn toàn do người sử dụng tự tạo ra.

b. Đối với Biểu mẫu

Khi sử dụng Biểu mẫu, bạn có thể tạo tài liệu mới từ các biểu mẫu sẵn có trong Word và bộ Office hoặc Download từ trên Internet, có rất nhiều loại biểu mẫu cho bạn lựa chọn như: Mẫu trang bìa Fax, Mẫu lịch làm việc, Mẫu hợp đồng, Đơn hàng, Hồ sơ lý lịch…. Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu này để tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp và ấn tượng cho riêng mình.

Các bạn có thể tham khảo thêm: tin học văn phòng cơ bản, tin học văn phòng nâng cao, chứng chỉ tin học,