Các thông số cho một văn bản chuẩn như thế nào?

Bố trí văn bản chuẩn

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Nghị định 30/2020/NĐ – CP có hiệu lực ngày 05 tháng 03 năm 2020)

• Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên khổ A4 (210mm x 297mm), đinh hướng theo chiều dài, căn lề chuẩn như sau:

Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm.

• Thực hành:

Vào Page Layout trên thanh menu -> Page Setup. Sau khi xuất hiện hộp thoại ta chọn:

+ Tab Margins:

• Trong khung Margins bạn căn lề theo chuẩn: Top: Căn lề trên; Left: Căn lề trái: Botton: Căn lề dưới; Right: Căn lề phải
• Trong khung Orientation chọn Portrait chọn Portrait (khổ giấy đứng)

+ Tab Paper: chọn trong khung Paper Size là A4 bấm OK

Các loại văn bản như giấy tờ giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148mm x 210mm)

Phông chữ trong văn bản phải là các phông chữ Tiếng Việt (Unicode) với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản.

• Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (Special – First line); khoảng cách giữa các đoạn văn (Spacing) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
• Thực hành:

Vào Page Layout -> Paragraph. Sau khi xuất hiện hộp thoại chọn:

+ Tab Indents and Spacing

• Trong khung Indentation: Left: khoảng cách lề thụt đầu dòng; Right: khoảng cách lề phải (cuối dòng)
• Trong khung Spacing: Before: khoảng cách dòng bên trên 1 đoạn văn;
• After: khoảng cách dòng bên dưới 1 đoạn văn; Line spacing: khoảng cách giữa các dòng.

 Bước 1:

Bôi đen toàn bộ văn bản (Đặt chuột từ vị trí đầu văn bản kéo chéo xuống phía dưới hoặc giữ tổ hợp phím Ctrl+A. )

• Vào phông chữ , chọn font Times New Roman. Cỡ chữ 13-14.

• Bôi đen chữ VĂN BẢN CHUẨN (Tiêu đề của văn bản)

+ Chọn biểu tượng bên để căn giữa ( Hoặc ấn CTRL+E )

+ Chọn B để chữ IN ĐẬM ( Hoặc ấn CTRL+B)

+ Chọn cỡ chữ 18

• Lưu ý: Khi bôi đen toàn bộ văn bản mà bấm bất kỳ 1 chữ nào trên bàn phím thì tất cả chữ sẽ bị mất hết. ĐỂ LẤY LẠI, giữ CTRL+Z để quay lại (ấn 1 lần)

Bước 2: Căn chỉnh cả trang giấy.

• Vào Page Layout, chọn Page Setup (mũi tên)

+ Tại mục Magin , chọn lề

Ở mục Orientation, chọn Portrait ( hướng giấy đứng) hoặc Lanscape ( hướng giấy ngang)

+ Sang mục Paper / Papersize: Chọn kiểu Letter, chọn A4, ấn Ok.

Bước 3: Định dạng nội dung bên trong văn bản

Bôi đen toàn bộ văn bản cần định dạng (Bỏ phần tiêu đề)

• Home -> Chọn Paragraph.

+ Mục Aligment: chọn Justified (căn đều 2 bên).

+ Mục Special (Thụt dòng đầu tiên): Chọn First line 1-1.27 cm

• Hangging: lề từ dòng thứ 2 trở đi.

+ Before và After: (Khoảng cách trước và sau giữa các đoạn văn) : chọn 6 pt ( pt : tương đương 1 dấu chấm)

+ Mục Line Spacing:

• Cỡ chữ 14: Chọn Multipe 1.15
•  Cỡ chữ 13: Chọn 1.5 line

Sau đó bấm OK

Chúc các bạn thành công!