Doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng phải đặt cọc tiền thì có phải lập hóa đơn không?

Trong thực tế thì đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều thuê nhà làm văn phòng giao dịch. Khi thuê nhà buộc doanh nghiệp phải chi ra một khoản cọc nhất định để đặt cọc cho chủ thuê đến khi kết thúc hợp đồng thuê nhà thì nhận lại. Vậy, việc doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng phải đặt cọc tiền thì có phải lập hóa đơn không?

1. Không nên nhầm lẫn giữa ĐẶT CỌC và TRẢ TRƯỚC

- TRẢ TRƯỚC là một khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra để mua TSCĐ , CCDC, hay bất cứ một hoạt động nào liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp trả cho người bán. Nếu là khoản TRẢ TRƯỚC thì các bạn phải Hạch toán qua Công nợ (131, 331)

- ĐẶT CỌC là một khoản tiền bỏ ra để đảm bảo thực hiện hợp đồng, chứ không phải là khoản trả trước cho người bán

2. Các khoản đặt cọc KHÔNG cần phải lập hóa đơn

Các khoản đặt cọc KHÔNG cần phải lập hóa đơn

Theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính cho biết:

Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.

===> Nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải lập hóa đơn.

3. Kế toán hạch toán tiền đặt cọc

3.1. Bên đặt tiền đặt cọc hạch toán như sau

- Khi đặt tiền đặt cọc:

Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)

Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Có TK 111, 112

- Khi nhận lại tiền đặt cọc

Nợ TK 111, 112

Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

- Trường hợp DN không thực hiện đúng những cam kết, bị DN nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:

Nợ TK 811 - Chi phí khác (số tiền bị trừ)

Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

- Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

3.2. Bên nhận tiền đặt cọc hạch toán như sau

- Khi nhận tiền đặt cọc:

Nợ TK 111, 112

Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)

Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

- Khi trả lại tiền đặt cọc:

Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)

Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

Có TK 111, 112.

- Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:

Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)

Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

Có TK 711 - Thu nhập khác.

4. Một số lưu ý liên quan đến khoản cọc do vi phạm hợp đồng

Một số lưu ý liên quan đến khoản cọc do vi phạm hợp đồng

 Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng sẽ được đưa vào chi phí nếu đáp ứng các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

(Theo khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC)

===>  Khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế => Đây là 1 khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế nên được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

DN cần đảm bảo: Hợp đồng mua bán (Trên hợp đồng phải thể hiện rõ đây là khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và trường hợp nào thì sẽ bị mất khoản này), Chứng từ thanh toán, các hồ sơ khác (nếu có)

- Ngọc Anh –

>>> Tổng hợp đầy đủ “Bộ chứng từ các khoản chi phí trong doanh nghiệp”

>>> Hạch toán và phân bổ chi phí mua hàng như thế nào cho đúng?

>>> Cách lập bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn

• Chia sẻ
• Tweet