Kế toán thu chi, thủ quỹ và những sai sót cần chú ý phần 1

Kế toán thu chi hay thủ quỹ là những người làm việc trực tiếp với tiền nên có thể xảy ra sai sót nhất định. Vậy để giúp cho kế toán thu chi cũng như thủ quỹ làm tốt công việc của mình hơn, Kế toán Đức Minh xin chia sẻ những sai sót thường gặp mà kế toán cần hết sức lưu ý nhé!

Trong công việc ít ai tránh được những sai sót nhất định. Tuy nhiên phải làm như thế nào để giảm thiếu tối đa nhất những sai sót đó. Bài viết sau đây, Kế toán Đức Minh xin chia sẻ những sai sót mà kế toán chu chi, thủ quỹ cần chú ý trong quá trình làm việc.

1.Những chú ý sai sót về chứng từ

a.Chi phí dịch vụ mua ngoài.

+  Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng hay chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa tài sản vào sửa chữa và không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
+ Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
+ Chi phí sửa chữa lớn đó ghi nhận vào tăng nguyên giá TSCĐ nhưng không có Biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa chữa là cơ sở trích khâú hao của đơn vị
+ Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử di học, Chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính
b.Chi phí bằng tiền
+ Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm.
+ Các khoản chi hội nghị KH không có danh sách khách hàng mời đính kèm.
+ Những  khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị mà không có ký nhận của từng người chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
+ Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào
c.Thanh toán công nợ
+ Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật cho người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ
+ Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào.

d.Việc ký kết hợp đồng còn chưa đúng theo quy định của pháp luật, chưa chặt chẽ.
 

+ Một số hợp đồng khi ký kết hợp đồng kinh tế còn căn cứ theo pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989.
+ Hồ sơ mời thầu không yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu đã thực hiện cho gói thầu tương tự để có tiêu chí đánh giá chính xác, … Ngoài ra trong hồ sơ thầu cũng không yêu cầu nhà thầu gửi kèm theo Báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập hoặc quyết toán thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu của các gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu là "doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế có mức tăng trưởng hoặc duy trì ở mức ổn định" nhưng không nêu rõ cụ thể mức ổn định đó là như thế nào.
+ Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp này, tuy nhiên không có giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
e.Thực hiện ký kết hợp đồng vượt phân cấp
+ Theo Quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối với các đơn vị cấp dưới, có thể ký vượt cấp hoặc hcia nhỏ giá trị hợp đồng .
f.Chưa ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung
+ Một số hợp đồng mà doanh nghiệp ký kết đã hết hiệu lực thi hành hoặc các điều khoản hợp đồng không còn phù hợp nhưng các đơn vị vẫn chưa ký lại hoặc ký bổ sung phụ lục hợp đồng.
g.Chưa thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng
+ Một số hợp đồng mua vật tư, hàng hoá trong điều khoản cam kết đã ghi rõ thời gian bên bán phải giao hàng nhưng khi thực hiện giao dịch thì bên người bán giao hàng chậm so với quy định. Tuy nhiên đến khi DN thực hiện thanh toán và thanh lý hợp đồng thì chưa có Biên bản xác nhận nguyên nhân lý do chậm tiến độ và chưa đề cập đến những vấn đề vi phạm điều khoản về tiến độ thực hiện hợp đồng.
h.Chưa theo dõi chặt chẽ các hợp đồng
+ Một số đơn vị chưa có sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế đã ký và tình hình thực hiện các hợp đồng này. Một số hợp đồng đã hết hiệu lực nhưng chưa tổ chức thanh lý theo quy định.
+ Một số mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu quy định hoặc đúng mẫu nhưng nội dung ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan
(Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu)
(Các phiếu thu hay phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng)
(Phiếu chi, phiếu thu thiếu định khoản kế toán,thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “ Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”, dòng “ Chứng từ gốc kèm theo)…
+ Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ
+ Một số khoản chi trên 100.000 đồng không có Hóa đơn tài chính
+ Các khoản chi mà thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi hay chi phí không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8.3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty…-> Phải điều chỉnh lấy từ quỹ
+ Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính )..Nên cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:
+ Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo..> đúng ra phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ làm căn cứ để DN khống chế mức chi.
+ Khoản chi phí thuê nhà của cá nhân nhưng không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp
+ Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo
+ Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo
+ Chi phí tiền nước hay tiền điện thoại hoặc hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty
 

2. Về lưu trữ chứng từ
 

+ Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí. Điều này làm cho khâu kiểm soát chứng từ khó khăn hơn.
+ Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp khoa học như chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
 

Nhưng chia sẻ thực tế trong quá trình làm việc về kế toán thu chi, thủ quỹ được Kế toán Đức Minh đúc rút rất ngắn gọn và bổ ích.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Huyen Babi-

• Chia sẻ
• Tweet