Những sai lầm mà kế toán hay mắc phải với hàng tồn kho

Trong quá trình làm việc dù ở bất cứ mảng kế toán nào thì đều có những sai lầm có thể xảy ra. Quan trọng là kế toán cần phải để ý, tích lũy kinh nghiệm để tránh cho những trường hợp sau. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một phần tài sản quan trọng , nếu kế toán vi phạm những lỗi rất nhỏ thì cũng có thể kéo đến nhiều lỗi sai sau này cho các phần liên quan. Vì vậy, để tránh những sai lầm không đáng có xảy ra, Kế toán Đức Minh đã tổng hợp “Những sai lầm mà kế toán kho thường  hay mắc phải” qua bài viết dưới đây.

1. Về hóa đơn, chứng từ

Về hóa đơn, chứng từ

– Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.

– Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).

– Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.

– Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.

– Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…

– Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.

– Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho

– Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.

– Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.

– Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.

– Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.

– Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.

2. Về hạch toán hàng hóa

Về hạch toán hàng hóa 

– Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.

– Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.

– Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.

– Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.

– Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.

– Khi lập BCTC hợp nhất hàng tồn kho ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.

– Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.

– Hạch toán sai: hàng tồn kho nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.

– Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.

– Hạch toán nhập xuất hàng tồn kho không đúng kì.

– Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.

– Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.

– Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.

– Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật,

chưa xử lý phế phẩm.

– Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.

– Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.

>>> Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho

>>> Công việc cơ bản của kế toán kho

3. Về hàng hóa tồn kho

Về hàng hóa tồn kho

– Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.

– Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.

– Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.

– Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.

– Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.

– Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.

– Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.

– Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.

– Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.

– Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.

– Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.

– Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.

– Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…

– Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về hàng tồn kho nhận giữ hộ.

– Đơn giá, số lượng hàng tồn kho âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.

– Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.

– Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

– Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).

>>> Phân biệt kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ

4. Khác

Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa

– Không tách biệt thủ kho, kế toán hàng tồn kho, bộ phận mua hàng, nhận hàng.

– Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.

- Ngọc Anh -

>>> Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

>>> Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất

>>> 1 số Kinh nghiệm hay khi làm kế toán hàng tồn kho - thủ kho

• Chia sẻ
• Tweet