Tổng hợp các khoản chi không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp – Kế toán Đức Minh.

Cùng kế toán Đức Minh tìm hiểu rõ hơn về những khoản chi không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp qua bài viết sau đây nhé!

1. Tổng hợp các khoản chi không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được ghi nhận tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (Luật 2025). Đây là một trong những nội dung rất quan trọng trong pháp luật thuế, vì nó quyết định trực tiếp đến số thuế mà doanh nghiệp phải nộp.

Hiểu một cách đơn giản, khi doanh nghiệp tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), sẽ lấy doanh thu trừ đi chi phí hợp lệ. Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng được pháp luật chấp nhận. Nhà nước đặt ra các quy định loại trừ nhằm đảm bảo rằng chỉ những khoản chi thực sự phục vụ hoạt động kinh doanh, minh bạch và hợp pháp mới được tính vào chi phí. Nhìn tổng thể, các quy định này nhằm đảm bảo nguyên tắc công bằng thuế: Doanh nghiệp chỉ được trừ những khoản chi “đúng – đủ – hợp lý”, không được lợi dụng để giảm thuế một cách không minh bạch.

Từ bảng trên có thể rút ra một nguyên tắc rất quan trọng: Không phải cứ chi tiền là được trừ thuế, mà phải là khoản chi hợp pháp, có chứng minh và phục vụ hoạt động kinh doanh.

Các quy định này không chỉ mang tính kỹ thuật kế toán mà còn là công cụ để:

+ Ngăn chặn gian lận thuế

+ Đảm bảo minh bạch tài chính

+ Tạo sự công bằng giữa các doanh nghiệp

Trong thực tế, phần lớn rủi ro về thuế của doanh nghiệp không nằm ở doanh thu, mà nằm ở việc hạch toán chi phí sai quy định. Vì vậy, hiểu rõ các khoản chi không được trừ chính là cách tốt nhất để tránh bị truy thu và xử phạt.

2. Chi phí vi phạm hành chính và rủi ro từ hồ sơ pháp lý không chuẩn chỉnh

Trong quản trị thuế, các khoản chi vi phạm hành chính và thiếu hồ sơ pháp lý là những "điểm đen" thường dẫn đến việc truy thu và phạt nặng. Luật Thuế TNDN 2025 tiếp tục khẳng định lập trường cứng rắn đối với các khoản chi này nhằm duy trì kỷ cương pháp luật.

2.1. Tiền phạt vi phạm hành chính và bản chất loại trừ

Mọi khoản tiền phạt vi phạm hành chính đều không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Danh mục này bao gồm nhưng không giới hạn ở:

+ Vi phạm luật giao thông đường bộ.

+ Vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, chế độ kế toán và thống kê.

+ Vi phạm pháp luật về thuế, bao gồm cả số tiền chậm nộp thuế.

+ Các khoản phạt vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Cần phân biệt rõ giữa "phạt hành chính" (nộp vào ngân sách nhà nước) và "phạt vi phạm hợp đồng" (trả cho đối tác kinh tế). Trong khi phạt hành chính bị loại trừ hoàn toàn, thì các khoản chi về tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế thường được xử lý bằng cách bù trừ với các khoản thu nhập từ tiền phạt vi phạm hợp đồng thu được. Nếu sau khi bù trừ vẫn còn lỗ, khoản lỗ đó mới được tính vào chi phí được trừ.

2.2. Rủi ro từ chi phí không có hóa đơn, chứng từ và cách xử lý

Hóa đơn, chứng từ là "linh hồn" của chi phí được trừ. Theo Luật Thuế TNDN 2025, các khoản chi không có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật sẽ bị loại trừ ngay lập tức. Tuy nhiên, thực tế kinh doanh phát sinh nhiều trường hợp mua hàng của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số 01/TNDN) và đảm bảo các điều kiện về giá thị trường để được chấp nhận.

Một rủi ro mới phát sinh từ năm 2025 là tính "chuẩn dữ liệu" của hóa đơn điện tử. Các hóa đơn không đạt chuẩn dữ liệu hoặc bị cơ quan thuế cảnh báo về tính hợp lệ của doanh nghiệp xuất hóa đơn sẽ bị đưa vào diện kiểm tra nghiêm ngặt. Doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ kiểm soát hóa đơn tự động để giảm thiểu rủi ro này.

2.3. Tiền lương ảo và rủi ro từ việc không chi trả thực tế

"Tiền lương ảo" được hiểu là các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp đã được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả cho người lao động hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định. Đây là hành vi trục lợi thuế bị tập trung thanh tra.

Luật 2025 quy định rõ: tiền lương, tiền công trả cho người lao động phải có đầy đủ hợp đồng lao động, quy chế tài chính và chứng từ chi trả thực tế. Đặc biệt, từ ngày 15/12/2025, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, việc chi trả lương từng lần từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) mới được tính là chi phí hợp lệ. Quy định này nhằm xóa bỏ tình trạng ký khống bảng lương để đẩy chi phí lên cao.

3. Chi phí vượt định mức và các ngưỡng khống chế theo quy định Chính phủ

Quản trị định mức là kỹ năng then chốt của kế toán trưởng. Việc để chi phí vượt ngưỡng không chỉ làm tăng số thuế phải nộp mà còn phản ánh sự yếu kém trong công tác lập kế hoạch tài chính.

Chi phí lãi vay là khoản mục bị kiểm soát chặt chẽ nhất để chống chuyển giá và mỏng vốn.

+ Đối với đối tượng không phải tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế: Phần chi phí trả lãi tiền vay vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay sẽ bị loại trừ.

+ Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết: Tổng chi phí lãi vay được trừ không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng với chi phí lãi vay, chi phí khấu hao (EBITDA) trong kỳ.

Phần chi phí lãi vay không được trừ (vượt trần 30%) được phép chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo trong thời gian không quá 05 năm liên tục, kể từ năm tiếp sau năm phát sinh. Đây là một "của để dành" về thuế nếu doanh nghiệp dự báo được sự gia tăng lợi nhuận trong tương lai.

Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025 đã cập nhật mức trần cho các khoản đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện và mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động. Mức trần mới được ghi nhận là 05 triệu đồng/tháng/người (tăng đáng kể so với mức 01 triệu đồng trước đây tại một số văn bản cũ). Điều kiện để được trừ:

+ Mức chi không vượt quá 05 triệu đồng/tháng/người.

+ Phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính.

+ Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

4. Khấu hao tài sản cố định và các quy tắc trích trước chi phí

Khấu hao tài sản và trích trước chi phí là những công cụ kế toán giúp dàn đều chi phí qua các năm, nhưng nếu áp dụng không đúng, chúng sẽ trở thành trọng tâm của các sai sót về thuế. Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) sẽ bị loại trừ nếu thuộc các trường hợp sau:

+ Khấu hao đối với TSCĐ không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (trừ các công trình phúc lợi cho người lao động như nhà để xe, nhà ăn, khu y tế).

+ Khấu hao đối với TSCĐ không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của doanh nghiệp.

+ Trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ (Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi).

+ Khấu hao xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống có nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (trừ xe chuyên kinh doanh vận tải, khách sạn, du lịch). Phần khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng tổn thất đầu tư tài chính và dự phòng bảo hành sản phẩm phải tuân thủ đúng hướng dẫn tại Thông tư 48/2019/TT-BTC. Đối với dự phòng nợ phải thu khó đòi, mức trích lập dựa trên thời gian quá hạn:

+ 6 tháng đến dưới 1 năm: 30%.

+ 1 năm đến dưới 2 năm: 50%.

+ 2 năm đến dưới 3 năm: 70%.

+ Từ 3 năm trở lên: 100%.

Đặc biệt lưu ý đối với doanh nghiệp viễn thông và bán lẻ trả chậm, thời gian quá hạn để trích lập dự phòng có thể ngắn hơn (từ 3 tháng đã bắt đầu được trích 30%). Nếu doanh nghiệp trích lập vượt mức này mà không có bằng chứng về việc đối tượng nợ phá sản, giải thể, phần vượt sẽ bị loại trừ.

Mọi chi phí liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ đều không được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Các chi phí này bao gồm chi phí xin dự án, đền bù giải phóng mặt bằng, chi phí xây lắp, lắp đặt thiết bị... Chúng phải được tập hợp trên tài khoản "Chi phí xây dựng cơ bản dở dang" và chỉ được chuyển vào chi phí được trừ thông qua việc trích khấu hao sau khi TSCĐ đã hoàn thành và đưa vào sử dụng. Việc hạch toán thẳng vào chi phí quản lý hoặc giá vốn trong giai đoạn đầu tư là một lỗi nghiêm trọng dẫn đến sai lệch kết quả kinh doanh.

5. Chi phí tiền lương của chủ doanh nghiệp và sáng lập viên

Sự tách biệt giữa tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp là nguyên tắc pháp lý căn bản để xác định chi phí tiền lương hợp lý. Căn cứ theo Điểm i Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025, tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ đều không được tính vào chi phí được trừ. Lý do pháp lý và kinh tế:

+ Tính đồng nhất về sở hữu: Đối với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình. Doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân riêng biệt hoàn toàn với cá nhân.

+ Bản chất thu nhập: Thu nhập của chủ doanh nghiệp sau khi trừ đi các chi phí hợp lý khác chính là "lợi nhuận". Việc chủ doanh nghiệp tự trả lương cho mình thực chất là hành vi phân phối lợi nhuận sau thuế, không phải là chi phí phát sinh để tạo ra doanh thu.

+ Tránh trục lợi thuế: Nếu cho phép trừ lương chủ doanh nghiệp, các cá nhân có thể đẩy mức lương lên cực cao để làm giảm số thuế TNDN phải nộp, trong khi thuế TNCN từ tiền lương có thể thấp hơn do các bậc thuế hoặc giảm trừ gia cảnh.

Thù lao trả cho các sáng lập viên doanh nghiệp chỉ được coi là chi phí hợp lý nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện:

+ Sáng lập viên phải trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

+ Mức thù lao phải được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty hoặc nghị quyết của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên.

+ Có đầy đủ chứng từ thanh toán và nộp thuế TNCN theo quy định.

Nếu sáng lập viên chỉ đứng tên mà không tham gia quản lý, thù lao trả cho họ sẽ bị coi là chi phí không tương ứng với doanh thu và bị loại trừ hoàn toàn.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Chi phí không cần hóa đơn – Doanh nghiệp vẫn được trừ thuế TNDN – Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-

• Chia sẻ
• Tweet