18 Vấn Đề Doanh Nghiệp Dễ Bị Phạt Khi Bị Thanh Tra Thuế Và Cách Khắc Phục - KTĐM

Làm kế toán dù là mới hay lâu năm ai trong chúng ta cũng không thể tránh được sai xót. Những kinh nghiệm sẽ được đúc kết từ thực tế các doanh nghiệp hay gặp phải. Sau đây Đức Minh sẽ thống kê lại những vấn đề mà DN dễ bị soi và thanh tra thuế phạt và cách khắc phục để các bạn tham khảo nhé!

1️. Các khoản chi dịch vụ ăn uống tiếp khách

Qua thanh tra thuế tại doanh nghiệp, các hóa đơn dịch vụ ăn uống tiếp khách trong các năm 2012 – 2015 còn tồn tại các sai sót sau:

Tên hàng hóa, dịch vụ: “Tiếp khách”. Theo quy định tại Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có Dịch vụ ăn uống (Đa phần các Hóa đơn bán hàng thông thường của Hộ kinh doanh mắc các lỗi này).

Các hóa đơn có ghi tên hàng hóa, dịch vụ là: Dịch vụ ăn uống hoặc ăn uống tiếp khách, cơm tiếp khách…thì chỉ ghi chung chung, không đính kèm Bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống.

Theo các công văn hướng dẫn của chi cục thuế, cục thuế thì “ Các chi phí tiếp khách trong hóa đơn phải ghi rõ mặt hàng: Dịch vụ ăn uống và kèm theo bảng kê các món ăn, đồ uống…(theo Quy định về Các chỉ tiêu trong hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, các trường hợp xuất hóa đơn kèm Bảng kê và Thông tư số 219/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định chi tiết về thuế GTGT (điều kiện khấu trừ thuế); Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định chi tiết về thuế thu nhập doanh nghiệp (điều kiện ghi nhận chi phí được trừ). Do vậy, các hóa đơn chưa thực hiện đúng quy định sẽ rủi ro cao về thuế.

2️. Chi phí xăng xe

Trong năm 2012 – 2015, đơn vị có ghi nhận chi phí được trừ và kê khai khấu trừ thuế VAT đầu vào của các hóa đơn xăng xe. Chi phí xăng xe phát sinh khá nhiều (cao nhất khoảng xxx tr đồng/ năm) có thực sự hợp lý đối với tiêu hao nhiên liệu của 1 xe ô tô (khoảng 4 – 6 lít xăng/ 100 km)? Doanh nghiệp cần xây dựng Nhật trình xe phục vụ, ghi rõ quãng đường đi đến, chỉ số công tơ mét, tình trạng xe, nhiên liệu…để quản lý chi phí và tránh các rủi ro bị loại thuế GTGT, chi phí được trừ khi Cơ quan thuế thanh kiểm tra.

3️. Các hóa đơn cước vận chuyển

Tại thời điểm thanh tra thuế tại doanh nghiệp, kế toán đơn vị chưa cung cấp được các Hợp đồng vận chuyển, Bảng kê cước vận chuyển…Khi cơ quan thuế thanh kiểm tra, nếu không cung cấp được các chứng từ chứng minh các khoản chi phí cước vận chuyển là khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, chứng minh cung đường đi – đến, số lượng hàng hóa vận chuyển…thì các hóa đơn này sẽ bị loại thuế GTGT, truy thu thuế TNDN. Doanh nghiệp, cần rà soát, bổ sung các giấy tờ trên để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp.

4️. Trích khấu hao tài sản cố định

Kế toán doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao tài sản cố định là xe ô tô không nhất quán (có sự tăng về giá trị trích khấu hao giữa các năm 2012 – 2014 với 2015), không tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn về khấu hao tài sản cố định (thay thế Thông tư 203/2012/TT-BCT): Khung thời gian khấu hao là từ 8 – 12 năm (Doanh nghiệp trích khấu hao trong 84 tháng); Mức trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng: giá trị khấu hao các năm phải nhất quán.

5️. Nghiệp vụ chuyển tài sản cố định sang công cụ, dụng cụ

Do không đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn về khấu hao tài sản cố định ( thay thế Thông tư 203/2012/TT-BCT).

Doanh nghiệp có mua sắm tài sản cố định là máy điều hòa nhiệt độ với nguyên giá khoảng hơn 10 triệu đồng (Theo quy định tại Thông tư 203/2012/TT-BTC thì nguyên giá tài sản cố định, cố định là một tiêu chuẩn để ghi nhận tài sản cố định hữu hình phải có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên) nhưng đến thời điểm Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn về khấu hao tài sản cố định (có hiệu lực từ 10-06-2013 và điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định hữu hình có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên) kế toán không thực hiện điều chuyển sang công cụ dụng cụ để phân bổ mà vẫn trích khấu hao.

Ngoài ra, việc phân loại tài sản cố định chưa đúng bản chất của loại tài sản. TK 21112: Máy móc thiết bị chỉ dùng cho các doanh nghiệp sản xuất và với các loại máy văn phòng nên đưa vào TK 21114: Thiết bị văn phòng.

6️. Chi phí lương của Chủ sở hữu Công ty TNHH Một thành viên do cá nhân làm chủ

Trích: Tại tiết d, Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18-06-2014 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 02/08/2014, áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN năm 2014 trở đi và thay thế cho Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27-07-2012, hướng dẫn các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

“d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.”

Tuy nhiên, trong các năm 2012 – 2015 kế toán đơn vị vẫn ghi nhận Chi phí tiền lương của Chủ sở hữu Công ty vào Chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp. Khoản chi này sẽ bị truy thu và tính tiền chậm nộp khi cơ quan thuế thanh kiểm tra. (Tham khảo thêm tại Công văn số 7278/Ct-Htr ngày 26-11-2015 do Cục thuế Hà Nội ban hành).

7️. Các bút toán phân bổ công cụ dụng cụ, trích khấu hao tài sản cố định

Trong năm 2012, kế toán đơn vị thực hiện không nhất quán, không liên tục, có tháng phân bổ và trích khấu hao, có tháng không thực hiện (tháng 08/2012 có trích khấu hao nhưng tháng 09 – 12/2012 không thực hiện, Từ tháng 01 – 06/2013 không trích khấu hao, không phân bổ chi phí trả trước). Như vậy không chỉ sai sót về mặt kế toán mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp.

8️. Bút toán kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ

Doanh nghiệp nên thực hiện bút toán kết chuyển thuế GTGT tương ứng với kỳ khai thuế GTGT ( theo tháng hoặc theo quý) chứ không nên thực hiện Bút toán này vào thời điểm cuối năm tài chính.

Trong năm 2014, kế toán đơn vị có thể thực hiện sai Bút toán kết chuyển thuế GTGT. Số liệu TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ: Dư đầu kỳ: 0; Số phát sinh Nợ: xxx.xxx.xxx đồng; Số phát sinh Có (kết chuyển sang TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp):x xx.xxx.xxxđồng

Không thể kết chuyển vượt quá số thuế GTGT được khấu trừ.

9️. Các khoản vay và chi phí lãi vay

Tại thời điểm 31/12 các năm tài chính TK 111 (tiền mặt) luôn tồn quỹ khoảng hơn x tỷ – hơn x tỷ nhưng Doanh nghiệp lại đi vay ngắn hạn và chi trả lãi vay (năm 2014 là xxxxxxxxx đồng). Như vậy có thực sự hợp lý? Số liệu kế toán có phản ánh đúng thực trạng hoạt động SXKD của đơn vị không? Và một người kế toán có kinh nghiệp có nên để các thông tin như vậy cho các cơ quan chức năng?.

Với sai sót trên, cơ quan thuế có thể nghi ngờ doanh nghiệp góp vốn ảo, khống (Luật doanh nghiệp nghiêm cấm hành vi góp vốn khống và có chế tài xử phạt) và bị loại chi phí lãi vay theo quy định của Luật thuế TNDN.

10. Các khoản chi hội nghị khách hàng (xxxx triệu đồng) phân bổ ghi nhận vào chi phí trả trước và phân bổ

Cơ quan thuế chỉ chấp nhận các khoản chi này khi có đầy đủ các hồ sơ sau:

- Kế hoạch thực hiện hội nghị khách hàng được cấp thẩm quyền phê duyệt ( Dự trù kinh phí, số lượng khách mời, mục đích thực hiện…)

- Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán (nêu rõ kinh phí, địa điểm, thời gian thực hiện)

- Danh sách khách mời, thông tin của khách mời.

- Các hình ảnh, video…chứng minh.

1️1. Các hóa đơn mua hàng hóa kèm bảng kê

Bên bán xuất hóa đơn hàng hóa cho doanh nghiệp kèm Bảng kê chi tiết nhưng Bảng kê không đầy đủ các chỉ tiêu theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định chi tiết về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ: Bảng kê không có dấu của bên bán (HĐ 0152 – 09-01-2013), không có thông tin đơn vị bán hàng, mua hàng, các chỉ tiêu Người bán hàng, Người mua hàng, Thủ trưởng đơn vị…

1️2. Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh, thủ tục tăng vốn điều lệ

Tại thời điểm kiểm tra: Vốn điều lệ: x tỷ đồng; Vốn khác: xxxx tỷ đồng. Trong các năm 2009 – 2012, đơn vị đã ghi nhận các nghiệp vụ tăng vốn góp vào TK 4118 ( Vốn khác – Hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC). Theo các văn bản hướng dẫn về chế độ, chuẩn mực kế toán..thì “ Nguồn vốn khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu ( ngoài Vốn đầu tư của chủ sở hữu/ Vốn điều lệ) gồm: lợi nhuận chưa phân phối, tăng vốn bằng phát hành cổ phiếu mới, các quỹ đầu tư phát triển, dự phòng tài chính…”. Như vậy, với việc tăng vốn của công ty phải được hạch toán vào nguồn vốn góp của chủ sở hữu (các cổ đông công ty).

Đối với việc tăng vốn của công ty theo Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán thì đơn vị phải tiến hành: thủ tục tăng vốn điều lệ đối với công ty cổ phần (Nghị định 43/2010/NĐ-CP), đăng ký/ báo cáo kết quả chào bán cổ phiếu riêng lẻ đối với công ty cổ phần chưa phải là công ty đại chúng gửi Sở kế hoạch và Đầu tư.

1️3. Nghiệp vụ góp vốn liên doanh/ đầu tư vào đơn vị khác

Trong năm 2009, kế toán đơn vị có ghi nhận nghiệp vụ: Thu lại vốn góp liên doanh/ đầu tư vào đơn vị khác và không phản ánh lãi/ lỗ từ hoạt động đầu tư. Thông thường khi kiểm tra, quyết toán thuế, cán bộ thuế sẽ yêu cầu cung cấp: Văn bản chấp thuận của Đại hội đồng cổ đồng/ Hội đồng quản trị về việc góp vốn liên doanh/ đầu tư; Biên bản liên doanh; Biên bản hoàn trả vốn đầu tư; Lợi nhuận thu được từ hoạt đồng liên doanh/ đầu tư.

1️4. Tính và ghi nhận giá nhập kho hàng hóa.

Giá hàng hóa nhập kho (Chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho): Giá mua hàng hoá + Chi phí phát sinh từ hoạt động mua hàng hóa – Các khoản giảm trừ (giảm giá, khuyến mại…). Cụ thể đối với đơn vị: Giá ô tô nhập kho = Giá mua theo Hợp đồng ( Giá CIF hoặc FOB) + Cước biển (nếu là nhập khẩu theo PT: FOB) + Các loại thuế + Các chi phí Handling, nâng rỗng, hạ rỗng, vệ sinh cont….+ Cước vận chuyển nội địa.

Qua kiểm tra các năm 2009 – 2012, kế toán đơn vị đã không phản ánh đúng giá hàng hóa nhập kho ( Thay vì hạch toán vào Tài khoản 156: Hàng hóa thì kế toán đơn vị lại hạch toán vào tài khoản 142, 242 và kết chuyển vào Chi phí kinh doanh) dẫn đến giá xuất kho sai, giá vốn hàng bán sai.

1️5. So sánh tỷ lệ giá vốn hàng hóa/ doanh thu các năm

So sánh tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu các năm thì tỷ lệ giá vốn hàng bán dao động từ 96% – 99,2%. Đối với doanh nghiệp thương mại thì tỷ lệ Giá vốn hàng bán/ Doanh thu của đơn vị bất hợp lý.

Ngoài ra, kế toán đơn vị chưa ghi nhận đúng giá hàng hóa nhập kho dẫn đến giá vốn hàng bán sai. Nếu kế toán đơn vị hạch toán đúng giá nhập xuất kho (ngoài sai sót ghi nhận các chi phí nhập mua hàng hóa) thì tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu của đơn vị có thể > 100%.

Trong trường hợp: Giá vốn hàng bán của đơn vị lớn hơn hoặc bằng doanh thu. Khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh quyết toán có thể ấn định giá trên cơ sở giá giao dịch thông thường trên thị trường (Điểm 1 Mục I Thông tư 69/2002/TT-BTC ngày 16-08-2002 ( trước 07-05-2010) Khoản 2 Điều 4 Thông tư 71/2010/TT- BTC ngày 07-05-2010 (thay thế Thông tư 69/2002/TT-BTC) hoặc Công văn số 2900/TCT-CS ngày 18-08-2011).

Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp có doanh thu lớn, giá vốn hàng bán chiếm tỷ lệ cao, lỗ kéo dài, cơ quan thuế thường nghi ngờ doanh nghiệp có hành vi gian lận thuế, trốn thuế và có thể bị xử phạt truy thu 1 – 3 lần ( Điều 107, 108 Luật Quản lý thuế).

16. Các nghiệp vụ dư có tài khoản 131

Trong các năm 2009 – 2012, kế toán đơn vị phản ánh các bút toán phát sinh giảm tài khoản 131: Phải thu khách hàng với số tiền lớn (Tổ chức: xxxxx). Do chưa kiểm tra chi tiết hợp đồng, chứng thu tiền, chi tiền nên chỉ có thể tạm nhận định việc phát sinh giảm TK 131 là do : khách hàng ứng trước tiền mua hàng; ký quỹ nếu là tổ chức phân phối. Tuy nhiên, Số dư Có tài khoản kéo dài và các nghiệp vụ hoàn trả bằng tiền mặt..Với các nghiệp vụ này, cơ quan thuế sẽ yêu cầu cung cấp hợp đồng, chứng từ thu, chi tiền, giải trình ….do cơ quan thuế nghi ngờ việc trốn doanh thu (bán hàng không xuất hóa đơn).

1️7. Hạch toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang năm nay vào ngày đầu năm tài chính

Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối được phân ra 02 tài khoản chi tiết: 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước và 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.

Về nguyên tắc hạch toán: Tại ngày đầu năm tài chính kế toán cần kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang lợi nhuận chưa phân phối năm này bằng bút toán:

Nợ TK 4212/ Có TK 4211: Nếu lãi.

Nợ TK 4211/ Có TK 4212: Nếu lỗ.

Giả sử năm trước lãi và lãi lũy kế thì số dư cuối năm trước thể hiện ở bên Có TK 4212, sang tài chính tiếp theo hạch toán Nợ TK 4212/ Có TK 4211: để chuyển lãi năm nay sang năm trước nhằm tách lợi nhuận từng năm và số dư Nợ hoặc Có cuối kỳ tài khoản 4212 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản chỉ thể hiện lợi nhuận của năm hiện hành.

Mục đích của việc hạch toán bút toán này ngoài việc đúng bản chất, hướng dẫn theo chế độ kế toán còn giúp người đọc báo cáo tài chính nhìn rõ lợi nhuận năm nay là bao nhiêu, năm trước là bao nhiêu.

1️8. Các bút toán đối ứng tài khoản

Ngày 28-02-2009, kế toán đơn vị phản ánh Bút toán đối ứng giữa tài khoản 131 và 311: x tỷ ( 131- x). Nghiệp vụ này sai về bản chất tài khoản, nguyên tắc hạch toán và ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính của đơn vị.

-ST-

• Chia sẻ
• Tweet