Trả lời nhanh
Để tổ chức công việc hiệu quả ngay từ khi mới đi làm, nên tạo thói quen làm việc có hệ thống ngay từ ngày đầu, dùng tính năng lịch trong email để nhắc cuộc họp và thời hạn, lập một danh sách trung tâm các việc cần làm, tổ chức email theo mức ưu tiên và giữ không gian làm việc ngăn nắp, sạch sẽ.
Ý chính
- Tạo thói quen và hệ thống làm việc có tổ chức ngay từ ngày đầu đi làm
- Dùng tính năng lịch trong email để đánh dấu cuộc họp, thời hạn và cài nhắc việc lặp lại
- Lập danh sách trung tâm các việc cần làm, phân biệt ưu tiên bằng màu sắc
- Đánh dấu gạch bỏ việc đã xong thay vì xóa để theo dõi tiến độ
- Lọc, sắp xếp email theo loại và giữ bàn làm việc sạch sẽ, gọn gàng
Theo quy định tại thời điểm đăng bài (14/10/2013); chính sách có thể đã thay đổi.
Hãy tạo cho mình một thói quen tốt trong công việc để đi đúng hướng và thu được kết quả tốt nhất. Chỉ cần bắt đầu từ những việc đơn giản như tổ chức hợp lý bàn làm việc, các việc cần làm và email, bạn sẽ đi đúng hướng để đạt tới kết quả công việc như mong muốn.
Sau đây là 5 bí quyết giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả nhất:
1. Tạo ra một thói quen
Ngay trong ngày đầu đi làm, hãy bắt đầu luôn việc tạo ra một hệ thống có tổ chức. Trước khi bạn nhận được một khối lượng công việc đáng kể, bạn cần phải tạo lập được một thói quen để giúp chính bạn đi đúng hướng. Hiện nay đã có những phần mềm ứng dụng trên máy tính và điện thoại giúp bạn sắp xếp ngăn nắp các thông tin, danh sách, nhiệm vụ cần giải quyết, hoặc đơn giản bạn có thể sắp xếp dữ liệu, thông tin thông qua các ứng dụng tin học văn phòng để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết… Hãy hỏi những đồng nghiệp làm công việc tương tự như bạn xem cách tổ chức công việc của họ như thế nào và lắng nghe những lời khuyên từ họ.
Nếu công ty của bạn sử dụng một phần mềm riêng, hãy thích nghi với các tính năng và cách tổ chức của phần mềm đó. Chẳng hạn, nếu trở thành kế toán doanh nghiệp bạn sẽ phải thích nghi với phần mềm kế toán mà công ty sử dụng bằng cách học hỏi từ những nhân viên có kinh nghiệm hoặc có thể tham gia các khoá học để có thể nắm bắt công việc nhanh chóng và hiệu quả.
2. Sử dụng tính năng lịch trong email của bạn
Một cách hiệu quả để không bị “lạc” mất thông tin về các cuộc họp, thời hạn hoàn thành công việc và các việc cần làm là sử dụng tính năng lịch sẵn có trong tài khoản email của bạn. Cho dù bạn dùng email riêng của công ty hay Gmail, thì sẽ đều hữu ích nều bạn đánh dâu tất cả các công việc trên lịch. Do bạn thường xuyên dùng email, bạn sẽ tiếp cận dễ dàng và liên tục với lịch này.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này để nhắc việc, nhất là những nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Nếu bạn có cuộc họp hàng tuần, hãy cài đặt lịch để được tự động nhắc nhở.
3. Lập một danh sách trung tâm những việc cần làm
Bạn có thể viết các việc cần làm ra giấy hoặc sử dụng những website được thiết kế riêng cho việc này, chẳng hạn như Basecamp. Trang này cho phép bạn ghi chép tất cả những việc bạn cần làm, cập nhật tình trạng của những công việc đó, và gạch bỏ công việc đã hoàn thành.
Hãy tổ chức danh sách việc cần làm của bạn bằng cách tạo ra một hệ thống màu sắc để phân biệt mức độ ưu tiên hoặc những nhiệm vụ có liên quan đến nhau. Nếu bạn làm một danh sách việc cần làm trên mạng hoặc máy tính, hãy đánh dấu gạch bỏ những việc làm xong thay vì xóa chúng đi. Bằng cách này, bạn sẽ theo dõi được những việc đã làm xong và có được cảm giác tuyệt vời về sự hoàn thành.
4. Tổ chức email cho hiệu quả
Khi công việc của bạn ngày càng phát triển, bạn sẽ nhận được vô số email mỗi ngày. Học cách sắp xếp theo ưu tiên và tổ chức email sẽ đem lại cho bạn những lợi ích lớn trong sự nghiệp.
Hầu hết các email đều có tính năng giúp bạn lọc để sắp xếp email theo loại, bao gồm khả năng đánh dấu những email quan trọng. Những tính năng này cũng giúp bạn nhận diện nhanh chóng những email cần được ưu tiên trả lời trước.
Hãy tìm một hệ thống phù hợp nhất với bạn để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể nên đầu tư vào một ứng dụng tổ chức email.
5. Tạo một không gian làm việc ngăn nắp
Bạn có thể dành phần lớn thời gian của ngày làm việc trong văn phòng, trên xe hơi, hoặc bất kỳ một không gian làm việc nào khác. Hãy nhớ tổ chức không gian làm việc này thật sạch sẽ và gọn gàng. Nếu bạn làm việc chủ yếu ở một chiếc bàn, giữ kiểm soát chiếc bàn này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đảm bảo tính tổ chức của bạn. Trên thực tế, những chiếc bàn làm việc bừa bộn là rất nguy hiểm. Bên cạnh, bạn có thể chăm chút bàn làm việc của mình bằng những chậu hoa xinh xinh hay những khung ảnh của bạn và người thân sẽ giúp góc làm việc của bạn sinh động và tạo cảm hứng cho công việc.
Với một bàn làm việc gọn sạch và một không gian làm việc trên máy tính được tổ chức đâu ra đấy, bạn sẽ không lo bị mất tập trung trong công việc. Cách duy nhất để bạn nắm bắt mọi nhiệm vụ mà vẫn đạt kết quả làm việc chất lượng là cần phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên với sự tổ chức cao nhất. Bạn có thể thấy tổ chức công việc hiệu quả không hề khó và hãy thực hiện ngay để thấy kết quả nhé!
Theo Dân trí
Thực hành cùng giảng viênMuốn làm được việc này trên chứng từ thật? Học kèm 1-1 với giảng viên Đức Minh.Xem khoá họcSau đây là 5 bí quyết giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả nhất:
1. Tạo ra một thói quen
Ngay trong ngày đầu đi làm, hãy bắt đầu luôn việc tạo ra một hệ thống có tổ chức. Trước khi bạn nhận được một khối lượng công việc đáng kể, bạn cần phải tạo lập được một thói quen để giúp chính bạn đi đúng hướng. Hiện nay đã có những phần mềm ứng dụng trên máy tính và điện thoại giúp bạn sắp xếp ngăn nắp các thông tin, danh sách, nhiệm vụ cần giải quyết, hoặc đơn giản bạn có thể sắp xếp dữ liệu, thông tin thông qua các ứng dụng tin học văn phòng để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết… Hãy hỏi những đồng nghiệp làm công việc tương tự như bạn xem cách tổ chức công việc của họ như thế nào và lắng nghe những lời khuyên từ họ.
Nếu công ty của bạn sử dụng một phần mềm riêng, hãy thích nghi với các tính năng và cách tổ chức của phần mềm đó. Chẳng hạn, nếu trở thành kế toán doanh nghiệp bạn sẽ phải thích nghi với phần mềm kế toán mà công ty sử dụng bằng cách học hỏi từ những nhân viên có kinh nghiệm hoặc có thể tham gia các khoá học để có thể nắm bắt công việc nhanh chóng và hiệu quả.
2. Sử dụng tính năng lịch trong email của bạn
Một cách hiệu quả để không bị “lạc” mất thông tin về các cuộc họp, thời hạn hoàn thành công việc và các việc cần làm là sử dụng tính năng lịch sẵn có trong tài khoản email của bạn. Cho dù bạn dùng email riêng của công ty hay Gmail, thì sẽ đều hữu ích nều bạn đánh dâu tất cả các công việc trên lịch. Do bạn thường xuyên dùng email, bạn sẽ tiếp cận dễ dàng và liên tục với lịch này.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này để nhắc việc, nhất là những nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Nếu bạn có cuộc họp hàng tuần, hãy cài đặt lịch để được tự động nhắc nhở.
3. Lập một danh sách trung tâm những việc cần làm
Bạn có thể viết các việc cần làm ra giấy hoặc sử dụng những website được thiết kế riêng cho việc này, chẳng hạn như Basecamp. Trang này cho phép bạn ghi chép tất cả những việc bạn cần làm, cập nhật tình trạng của những công việc đó, và gạch bỏ công việc đã hoàn thành.
Hãy tổ chức danh sách việc cần làm của bạn bằng cách tạo ra một hệ thống màu sắc để phân biệt mức độ ưu tiên hoặc những nhiệm vụ có liên quan đến nhau. Nếu bạn làm một danh sách việc cần làm trên mạng hoặc máy tính, hãy đánh dấu gạch bỏ những việc làm xong thay vì xóa chúng đi. Bằng cách này, bạn sẽ theo dõi được những việc đã làm xong và có được cảm giác tuyệt vời về sự hoàn thành.
4. Tổ chức email cho hiệu quả
Khi công việc của bạn ngày càng phát triển, bạn sẽ nhận được vô số email mỗi ngày. Học cách sắp xếp theo ưu tiên và tổ chức email sẽ đem lại cho bạn những lợi ích lớn trong sự nghiệp.
Hầu hết các email đều có tính năng giúp bạn lọc để sắp xếp email theo loại, bao gồm khả năng đánh dấu những email quan trọng. Những tính năng này cũng giúp bạn nhận diện nhanh chóng những email cần được ưu tiên trả lời trước.
Hãy tìm một hệ thống phù hợp nhất với bạn để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể nên đầu tư vào một ứng dụng tổ chức email.
5. Tạo một không gian làm việc ngăn nắp
Bạn có thể dành phần lớn thời gian của ngày làm việc trong văn phòng, trên xe hơi, hoặc bất kỳ một không gian làm việc nào khác. Hãy nhớ tổ chức không gian làm việc này thật sạch sẽ và gọn gàng. Nếu bạn làm việc chủ yếu ở một chiếc bàn, giữ kiểm soát chiếc bàn này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đảm bảo tính tổ chức của bạn. Trên thực tế, những chiếc bàn làm việc bừa bộn là rất nguy hiểm. Bên cạnh, bạn có thể chăm chút bàn làm việc của mình bằng những chậu hoa xinh xinh hay những khung ảnh của bạn và người thân sẽ giúp góc làm việc của bạn sinh động và tạo cảm hứng cho công việc.
Với một bàn làm việc gọn sạch và một không gian làm việc trên máy tính được tổ chức đâu ra đấy, bạn sẽ không lo bị mất tập trung trong công việc. Cách duy nhất để bạn nắm bắt mọi nhiệm vụ mà vẫn đạt kết quả làm việc chất lượng là cần phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên với sự tổ chức cao nhất. Bạn có thể thấy tổ chức công việc hiệu quả không hề khó và hãy thực hiện ngay để thấy kết quả nhé!
Theo Dân trí
Khoá học liên quan
Kế toán thực tế
Kèm 1-1 trên chứng từ thật · khai giảng liên tục
