Điều kiện để phó giám đốc ký thay giám đốc trên các hóa đơn, chứng từ

Giám đốc là người có trách nhiệm cao nhất tại công ty, có quyền ký kết và chịu trách nhiệm về chữ ký của mình trong các hóa đơn chứng từ. Tuy nhiên, giám đốc không thể lúc nào cũng có mặt tại công ty để giải quyết và ký được vì vậy phó giám đốc – người có quyền hạn sau giám đốc có thể ký thay giám đốc. Để có thể ký thay giám đốc trên các hóa đơn, chứng từ thì phó giám đốc cần những điều kiện gì?

1. Điều kiện để phó giám đốc ký thay giám đốc trên các hóa đơn, chứng từ

Quy đinh cụ thể tại khoản 2 điều 16 tại điểm D của TT 39/2014/TT-BTC quy định về cách viết quy định cách viết một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn, cách tính cụ thể như sau:

“d) Trên tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)”

Trong trường hợp mà thủ trưởng đơn vị không ký trên tiêu thức người bán hàng sẽ cần có cả giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị, đưa cho người bán trực tiếp ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn, đóng dấu công ty  vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Dựa vào quy định về ký thay trên hóa đơn thì doanh nghiệp cần thực hiện những bước cơ bản như sau:

+  Giám đốc không có ký được trên hóa đơn có thể ủy quyền cho phó giám đốc ký thay trên hóa đơn

+  Điều kiện là giám đốc phải có văn bản ủy quyền đưa lại cho phó giám đốc dùng để ký thay trên hóa đơn khi lập hóa đơn bán hàng cho Phó Giám đốc Công ty ký và đóng dấu trên tiêu thức thủ trưởng đơn vị ký và đóng dấu.

=>  Điều kiện cần để phó giám đốc ký và đóng dấu trên hóa đơn phải đảm bảo những yêu cầu sau:

Điều kiện để phó giám đốc ký thay giám đốc trên các hóa đơn, chứng từ

– Giám đốc, thủ trưởng đơn vị có quyền ủy nhiệm cho cá nhân thực hiện việc ký duyệt nhưng ngoài việc phải đảm bảo việc ủy quyền đó không được trái với những điều lệ của công ty và những nguyên tắc tối thiểu của Bộ Luật dân sự.

– Để ủy quyền cho phó giám đốc doanh nghiệp trong văn bản ủy quyền của công ty cần ghi rõ những nội dung cơ bản như sau:

+ Quyết định uỷ quyền của giám đốc

+ Phạm vi ủy quyền của công ty

+ Văn bản được ủy quyền trong khoảng thời gian nào

– Quyết định ủy quyền ký thay trên hóa đơn phải thông báo công khai để khách hàng được biết về người ký thay trên hóa đơn. Góc trái ở phía trên của hóa đơn khi ký thay trên hóa đơn của liên 2 phải đóng dấu của đơn vị.

–Trường hợp, người được ủy quyền được thực hiện công việc giới hạn trong phạm vi ủy quyền, quy định thực hiện công việc ngoài phạm vi ủy quyền có sự chấp thuận của bên ủy quyền. Những công việc mà người được ủy quyền thực hiện không trong phạm vi ủy quyền dựa vào hành vi đó sẽ do chính người được ủy quyền chịu trách nhiệm trong trường hợp người ủy quyền biết hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền mà không phản đối.

* Lưu ý:

Khi làm ủy quyền ký thay cho phó giám đốc còn giám đốc và thủ trưởng vẫn phải chịu trách nhiệm toàn diện đối với mọi hậu quả do hành vi của người được uỷ quyền thực hiện nếu sau này có phát sinh sai phạm.

2. Mẫu giấy ủy quyền của giám đốc/tổng giám đốc cho cấp phó

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-----*****-----

GIẤY  UỶ QUYỀN

Căn cứ Luật doanh nghiệp 2005;

Căn cứ vào Điều lệ hiện hành của Công ty ……………………………………………….…..;

Căn cứ Quy chế Tổ chức và hoạt động của ………..…………….Công ty ………..…...…….;

Căn cứ Quyết định số …… ngày ..…/..…/….. của Tổng Giám đốc Công ty ……..… về việc phân công, ủy quyền cho …………………………………………………………;

NGƯỜI UỶ QUYỀN:

Ông/Bà           :

Chức vụ         :Giám đốc Công ty ..……….............………………………………………..…..

Số CMTND    : 123456789 do Công an thành phố X cấp ngày …...........……………………..

Địa chỉ..……….............………………………………………..……………………...

NGƯỜI NHẬN ỦY QUYỀN:

Ông/Bà           :

Chức vụ         : Phó Giám đốc Công ty ..……….............………………………….……..…..

Số CMTND    : 123456789 do Công an thành phố X cấp ngày …...........……………………..

Địa chỉ: ..……….............………………………………………..……………………...

Bằng giấy ủy quyền này Người nhận uỷ quyền được quyền thay mặt Người Ủy quyền thực hiện các công việc sau:

1.         Được quyền quyết định và ký các văn bản quản lý phục vụ hoạt động của ………….. theo quy định tại các Khoản 1 Điều 13 Quy chế Tổ chức và hoạt động của công ty.

2.         Được toàn quyền quyết định và ký kết các hợp đồng dịch vụ ………………….……...………………………………………………………………

3.         Được ký kết các hợp đồng chuyển nhượng ……….. cho Công ty sau khi được cấp có thẩm quyền của Công ty chấp thuận.

4.         Được toàn quyền quyết định ký kết các hợp đồng thuê chuyên gia biên soạn, biên tập các vấn đề nghiên cứu khoa học về lĩnh vực kinh doanh …………, kinh doanh dịch vụ ……………………;

5.         Được ký kết hợp đồng lao động với cán bộ quản lý, nhân viên của ……….Đối với những chức danh quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị, Giám đốc ……….. được ký hợp đồng lao động sau khi có quyết định bổ nhiệm.

6.         Được quyền ký các hợp đồng với cộng tác viên phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty……theo quy định của Quy chế.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi Giám đốc có quyết định thay thế hoặc ……………………….. bị cách chức, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc từ chức.

 Nơi nhận:                                                                                                                                                       GIÁM ĐỐC

 NGUYỄN VĂN A

- Ngọc Anh -

>>> Quy định về công tác phí của giám đốc công ty TNHH một thành viên

>>> Sự khác nhau giữa công việc của kế toán trưởng với giám đốc tài chính - KTĐM

>>> Khóa học kế toán dành cho Giám Đốc chuyên nghiệp, uy tín nhất tại Hà Nội.

• Chia sẻ
• Tweet