Những lưu ý khi kê khai thuế GTGT trên phần mềm excel - Kế toán Đức Minh

Đối với kế toán Kê khai thuế GTGT trên phần mềm excel, luôn là khâu quan trọng nhất nhưng đây cũng là khâu thường xuyên xảy ra sai sót nhiều nhất. Bài viết sau đây, Kế toán Đức Minh sẽ chia sẻ những lưu ý khi kê khai thuế GTGT trên phần mềm excel giúp bạn đọc hiểu rõ hơn vấn đề hay gặp này nhé!

Để có một bản kê khai thuế GTGT ít sai sót, khi kê khai thuế GTGT thường chúng ta nên lường trước và kiểm soát các rủi ro sau:
+ Hóa đơn hợp lệ hay không?
+ Gõ sai thông tin hóa đơn
+ Kiểm soát việc phần mềm tự tính VAT đối với những hóa đơn VAT được thay đổi để làm tròn hóa đơn
+ Kiểm soát giữa hạch toán thuế GTGT và kê khai

Những kinh nghiệm cần nhớ khi kê khai thuế GTGT như sau:

NGUYÊN TẮC:

+ Không nên nhập trực tiếp dữ liệu vào phụ lục mua vào, bán ra trên HTKK

+ Nên sử dụng form excel của bảng kê mua vào, bán ra lấy từ mục “trợ giúp” trên phần mềm để nhập dữ liệu, sau đó tải vào phần mềm từ nút “ tải bảng kê” trên từng phụ lục.

+ Nên lưu lại theo từng tháng cả bảng kê mua vào, bán ra và kết xuất tờ khai từng tháng dưới dạng excel để tiện tra cứu sau này.

QUY TRÌNH KÊ KHAI

1.Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn

+ Khâu nhận hóa đơn bạn phải soát xét từng chỉ tiêu trên hóa đơn hợp lệ hay không

+ Trước khi nhập dữ liệu bạn nên soát xét lại một lần trước khi chính thức nhập, cần tách rời khâu soát xét các chỉ tiêu hóa đơn như tên, địa chỉ, MST ra khỏi khâu nhập dữ liệu, vì khi nhập bạn dễ rơi vào trạng thái tập trung vào phần số hơn là phần chữ, vì vậy tách công đoạn giúp bạn tập trung tư duy hơn, phát hiện sai sót tốt hơn. Hóa đơn không hợp lệ cần đánh dấu hoặc tách rời ra khỏi hệ thống được kê khai, khi chắc chắn tất cả đã hợp lệ thì bắt đầu kê khai.

2. Nhập dữ liệu

+ Bạn nên lưu trữ một sheet “Danh mục các khách hàng” đã từng phát sinh bên cạnh sheet kê khai bao gồm tên theo đúng hóa đơn và MST. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian gõ đi gõ lại tên, MST của một đơn vị đã từng phát sinh, nhưng nó còn có một giá trị khác cao hơn hẳn đó là giảm rủi ro sai sót khi phải gõ một chuỗi ký tự số của MST, vì khi bạn đã đúng được một lần thì các lần sau sẽ chắc chắn đúng 100%. Đặc biệt đối với tên công ty, việc tìm kiếm từ kho dữ liệu này giúp bạn sẽ đồng hóa được tên khách hàng theo một tiêu chuẩn duy nhất, tìm kiếm sẽ đơn giản và tiết kiệm thời gian.

+ Cột thuế bạn nên đặt công thức với hàm ROUND để làm tròn số thuế được tính việc này giúp không bị nhảy số khi tải lên phần mềm.

+ Bên ngoài lề của bảng kê bạn nên đặt công thức cộng doanh số với thuế để ra tổng thanh toán của hóa đơn. Khi nhập doanh số, cột thuế sẽ nhảy theo công thức, cột thanh toán sẽ nhảy tổng số tiền, bạn phải đối chiếu đúng thuế, đúng số tổng trên hóa đơn thì mới được chuyển sang nhập hóa đơn tiếp theo, điều này có một ý nghĩa khác nữa là bạn đang kiểm soát việc người viết hóa đơn tính đúng hay sai trong khâu tính tiền trên hóa đơn đó. Trường hợp nếu người viết cộng thêm vào phần thuế một vài đồng ở phần VAT để làm tròn hóa đơn, bạn có thể cộng thêm vào công thức tính VAT số tiền phù hợp để đúng VAT, kiểm tra lại số tổng nếu khơp đúng thì chuyển qua nhập hóa đơn tiếp theo.

+ Sau khi kê khai xong, bạn nên copy paste value cho cột VAT, động tác này giúp công đoạn tải dữ liệu vào phần mềm giữ nguyên được kết quả trên excel ngay cả với những hóa đơn đã có sự thêm bớt một ít tiền.

+ Tên bảng kê mua vào, bán ra phải được ghi rõ bán ra, hoăc mua vào, và tháng hoặc quý kê khai. Ví dụ: Bangkemuavao.2015.01 & Bangkebanra.2015.01…

3. Tải bảng kê vào phần mềm

+ Tải bảng kê và ấn “Ghi” để kiểm tra dữ liệu đúng sai, nếu phát hiện sai sót ở đâu phần mềm sẽ cảnh báo, bạn không nên chỉnh sửa trực tiếp vào phần mềm, mà nên chạy vào file excel sửa, sau đó thì tải lại vào PM. Điều này giúp bạn đồng hóa dữ liệu lưu trữ để sau này tìm kiếm không dẫn đến sự hiểu nhầm.

+ Sau khi hoàn không sai sót, bạn nên mở lại file excel đối chiếu với phần mềm xem số tiền giữa excel và phần mềm có khớp nhau không? Nếu khớp thì hoàn tất việc kê khai.

+ Đừng bao giờ bỏ qua công đoạn mở file kê khai thuế của thang trước để đối chiếu số dư với tháng kê khai ngay cả khi phần mềm có chức năng tự chuyển số dư. Mọi sự cẩn trọng luôn không bao giờ thừa.

4. Lưu trữ dữ liệu kê khai

+ Sau khi hoàn tất, bạn nên kết xuất dưới dạng excel để lưu trữ. Việc này rất có ích cho lâu dài về việc tra cứu và bảo vệ dữ liệu. Lưu tên một cách tuần tự và khoa học ví dụ: VAT.2014.01. Ai kê khai xong mà không kết xuất để lưu trữ lại 1 bản bạn nên xem xét lại quy trình quản lý dữ liệu của bạn.

+ Bên cạnh việc lưu trữ từng file excel, bạn nên “sao lưu” toàn bộ phần mềm bằng chức năng “sao lưu” trong mục “công cụ”. Mọi hành động lưu trữ dữ liệu theo một hệ thống khoa học sẽ không bao giờ thừa, rồi một ngày bạn sẽ thấy điều đó thật là một hành động đáng làm nhất của một kế toán.

5. Kiểm tra, đối chiếu giữa kê khai và hạch toán.

+ Trong file NKC excel bạn nên trang trọng giành cho VAT một cột đánh dấu tháng kê khai.

+ Sau khi hoàn tất việc kê khai thuế của từng tháng, bạn nên lọc thuế kê khai của từng tháng trên NKC đối chiếu với từng tờ khai, khớp đầu vào, đầu ra thì việc đánh dấu của bạn có tác dụng cho nhiều năm sau đó, bất kể thời điểm nào tìm kiếm hóa đơn, bạn sẽ luôn khoanh vùng được hóa đơn đó được kê khai ở tháng nào, và được lưu trữ ở tập chứng từ nào. Đặc biệt nếu có xảy ra sai lệch giữa hạch toán và kê khai, bạn dễ dàng tìm ra tháng lệch, và tìm tới hóa đơn hạch toán sai.

Hy vọng những điều cần chú ý mà chúng tôi đưa ra trên đây giúp cho bạn đọc làm tốt hơn công việc kế toán kê khai thuế GTGT nhé!

Bạn nào còn chưa thành thạo phần này có thể đăng ký ngay một khoá học Kê khai thuế tại Kế toán Đức Minh nhé!

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Huyen Babi-

Bạn đọc có thể download các tài liệu kế toán bổ ích tại đây nhé!

• Chia sẻ
• Tweet