Tin mới

Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho Doanh nghiệp- Kế toán Đức Minh.
Khi bạn mua một sản phẩm bạn hay chú ý đến mã số mã vạch để biết xuất xứ của nó là ở đâu? Vì vậy việc các DN cần phải...
Thế nào là tài sản cố định thuê tài chính? Cách hạch toán tài sản cố định thuê tài chính
Dựa theo việc phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu thuê ngoài thì được phân chia thành 2 loại là tài sản cố định...
Cách viết giấy uỷ nhiệm chi chuẩn xác nhất - Kế toán Đức Minh.
Uỷ nhiệm chi là gì? Khi nào cần dùng đến uỷ nhiệm chi và cách viết uỷ nhiệm chi như thế nào là đúng nhất? Bài viết sau...
Hướng dẫn nộp phí môn bài năm 2017 qua mạng – Kế toán Đức Minh
Giống như nhiều loại thuế khác, thay vì phải đến trực tiếp cơ quan thuế để nộp tiền thì phí môn bài 2017 cũng được ứng...
Dịch vụ vận tải quốc tế và dịch vụ của ngành hàng không, hàng hải được hưởng thuế suất thuế GTGT 0% khi nào?- Kế toán Đức Minh
Là những ngành đặc thù riêng như dịch vụ vận tải quốc tế hay cung cấp dịch vụ của ngành hàng không, hàng hải thì mức...

Hình ảnh

Được tài trợ

Khuyến mãi lớn của MISA
Kiến thức kế toán cho người đi làm

Hướng Dẫn Hạch Toán Kế Toán Trên Excel Với Các Nghiệp Vụ Phát Sinh Tháng

07/08/2014 04:41

Viện Đào Tạo kế toán Đức Minh xin hướng dẫn các bạn cách lập sổ sách kế toán trên Excel đầy đủ và chi tiết nhất đối với các nghiệp vụ phát sinh trong một tháng: Từ việc xử lý từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến lập sổ sách, lên bảng cân đối kế toán tháng.

Hướng Dẫn Hạch Toán Kế Toán Trên Excel Với Các Nghiệp Vụ Phát Sinh Tháng
I. Hàm thường dùng trong Kế toán Excel
1. Hàm Sumif   
a/ Công thức hàm:
Cú pháp: SUMIF (Dãy ô điều kiện, điều kiện cần tính, dãy ô tính tổng)
b/ Tác dụng hàm SUMIF:
 Hàm SUMIF là hàm tính tổng theo điều kiện
c/ Sử dụng hàm SUMIF trong việc:
- Kết chuyển các bút toán cuối kỳ
- Tổng hợp số liệu từ Nhât ký chung  lên Bảng cân đối số phát sinh tháng/năm, Bảng nhâp liêụ lên Bảng Nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng….và các bảng tính có liên quan
2/ Hàm Vlookup:
a/ Công thức hàm sử dụng:
Cú pháp: VLOOKUP( Giá trị tìm kiếm, Vùng dữ liệu tìm kiếm, Cột trả về giá trị tìm kiếm,0)
b/ Tác dụng hàm VLOOKUP:
Hàm Vlookup là hàm tìm kiếm theo một điều kiện đã có: (Điều kiện đã có gọi là “Giá trị để tìm kiếm”.
c/ Sử dụng hàm VLOOKUP trong việc:
- Nhập tên hàng hóa, đơn vị hàng hóa từ bảng danh mục vào bảng nhập, xuất, xuất nhập tồn hàng hóa…
- Tìm Số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột Số dư cuối của tháng N – 1.
- Tìm số khấu hao, chi phí 242, 142 phân bổ lũy kế của tháng X, để làm căn cứ tính giá trị đã khấu hao, chi phí đã phân bổ kỳ trước của  tháng N + 1.
- Và các bảng tính khác liên quan…
 
II. Cách chuyển số dư, lũy kế cuối kỳ trước sang đầu kỳ mới:
- Chuyển số dư cuối kỳ của tháng/ năm trước sang làm số dư đầu kỳ mới như: chuyển số dư của bảng CĐPS tháng/ năm, bảng Xuất nhập tồn của 152 (1521, 1522, 1523), 153, 155, 156 (ghi chi tiết của từng số hiệu tài khoản)…
- Chuyển số lũy kế tháng X, năm N của khấu hao (211), chi phí ngắn hạn và dài hạn (242, 142) sang làm số khấu hao lũy kế kỳ trước của tháng X+1, Năm N+1
- Sử dụng hàm Vlookup để chuyển số dư.
- Chuyển lãi (lỗ) về năm trước (Căn cứ vào số dư đầu năm TK 4212 trên Bảng CĐPS tài khoản để chuyển). Việc thực hiện này được định khoản trên Bảng nhập dữ liệu (BNL) và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.
 
III. Hướng dẫn cách nhập liệu trên Nhật ký chung.
- Cột Ngày tháng ghi sổ: Ngày tháng ghi sổ bằng hoặc sau ngày chứng từ.
- Cột Số hiệu: Là số hiệu của Hóa đơn, của Phiếu thu (PT), Phiếu chi (PC), Giấy báo nợ (GBN), báo có (GBC), phiếu kế toán (PKT)…
Đối với hạch toán báo cáo, tổng hợp hay kết chuyển cuối tháng ta cũng ghi cột số hiệu tài khoản là PKT
- Cột Ngày chứng từ: Là ngày thực tế trên chứng từ.
- Cột diễn giải : Ghi nội dung nghiệp vụ hạch toán
Vd: Thanh toán tiền hàng cho công ty X, thuế GTGT được khấu trừ, doanh thu bán mặt hàng X…
Chú ý:
- Sau khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong tháng (kể cả các bút toán cuối tháng), thì tổng cột Nợ luôn phải bằng tổng cột Có
- Trong quá trình hạch toán cuối tháng có một số phát sinh phải lấy tổng số dư bên cột nợ/ có, tống số dư bên cột Nợ - Cột có hoặc ngược lại. Thì ta sử dụng hàm sumif
Vd: kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 521 = sumif Nợ 521
       Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 = sumif Có 511 - sumif Nợ 511
- Đối với các trường hợp phát sinh đối tượng phải thu/phải trả mới thì bạn nên nhập chi tiết số hiệu tài khoản đối với đối tượng mới ứng với tài khoản đầu 131 hoặc 331 vào Danh mục tài khoản.
 
IV. Hướng dẫn nhập bảng tình lương:
- Bảng lương của doanh nghiệp phải thể hiện rõ nhân viên của từng phòng ban và bộ phận (bộ phận văn phòng, bộ phận sản xuất) để hạch toán vào chi phí cuối tháng cho thích hợp.
- Lương cơ bản sẽ là mức lương cố định mà nhân viên luôn được hưởng, mức lương theo tháng để tính lương thực tế theo ngày nhân viên đi làm trong tháng đó.
- Các khoản giảm trừ sẽ được tính theo lương cơ bản như BHYT, BHXH, KPCĐ… với mức trích quy định của nhà nước.
- Thu nhập chịu thuế = tổng lương(LCB+LTT) + phụ câp – các khoản giảm trừ.
- Lương thực tế chi cho nhân viên sẽ bằng thu nhập chịu thuế - thuế TNCN phải nộp
- Để đối chiếu kết quả trong bảng lương và hạch toán NKC thì :
C 334 – N 334 (trích BHXH, BHYT, BHTN) – N 334 ( Thuế TNCN) = Tổng cột Lương thực tế.
 
V. Hướng dẫn nhập bảng nhập, xuất, xuất nhập tồn (NXT) tài khoản 152, 153, 155, 156
- 2 cột số ngày và số hiệu chứng từ ta ghi giống như NKC, riêng với số phiếu nhập/ xuất ta ghi theo từng phiếu nhập/ xuất kho cụ thể
- Ta nhập mã vật tư, hàng hóa… theo nội dung phiếu, sử dụng hàm Vlookup để nhập các cột tên hàng và đơn vị tính (lấy từ bảng danh mục hàng hóa, vật tư…).
- Đôi với nhập xuất 152, 153, 156 ta ghi nhận giá mua theo hóa đơn còn 155 ghi nhận theo bảng tính giá thành tính được trong tháng.
- Dùng hàm Vlookup để ghi nhận số dư đầu kỳ của bảng NXT đối với từng loại 152, 153, 155, 156
- Dùng hàm Sumif để tính kết quả nhập/ xuất trong kỳ đối với từng mặt hàng.
- Sử dụng 1 trong 4 cách tính đơn giá xuất để nhập vào cột đơn giá xuất của bảng XNT, rồi quay trở lại nhập vào đơn giá của bảng xuất kho.
- Bảng XNT của các tài khoản 152, 153, 155, 156 phải khớp với số dư đầu, phát sinh, cuối kỳ của bảng cân đối kế toán cuối tháng/năm.
- Tập hợp giá vốn của thành phẩm C 155 phải bằng với tổng giá thành trong bảng tính giá thành hay là bằng tổng giá thành nhập kho 155.
 
VI. Hướng dẫn nhập bảng tính giá thành
- Bảng tính giá thành gặp trong kế toán sản xuất
- Sử dụng hàm Sumif để tập hợp các chi phí xuất kho chi tiết của 1521, 1522 và 153 đối với từng vật tư
- Đối với 1542 và 1547 thì dùng hàm sumif đối với bảng NKC để tính tổng chi phí, sau đó sẽ nhân theo tỷ lệ góp mặt của NVL chính sử dụng trong tháng đó để tính ra chi phí 1542, 1547 có trong từng mặt hàng.
- Tổng giá thành sản xuất sản phẩm = tống giá thánh nhập 155
 
VII. Hướng dẫn nhập bảng Cân Đối Phát Sinh
- Ta sử dụng hàm Vlookup để nhập cột dư Nợ/ Có đầu kỳ từ cột dư Nợ/ Có cuối kỳ trước
- Sử dụng hàm Sumif  lấy số liệu từ NKC để nhập số phát sinh trong kỳ của bảng CĐPS.
- Đối với các hạng mục có tài khoản chi tiết như 131, 331, 211… ta nên sử dụng hàm Subtotal để tính tổng từ các tài khoản chi tiết và cũng để tránh việc tính trùng lập ở dòng tổng cộng cuối bảng
- Luôn chu ý cột nợ luôn bằng cột có đối với đầu kỳ, phát sinh và cuối kỳ
- Nếu có sự chênh lệch giữa cột có và cột nợ:
+ Tính số chênh lệch là bao nhiêu
+ Quay lại NKC dùng filter để tìm số gần nhất với kết quả chênh, hoặc tìm kiếm các khả năng nghi ngờ phát sinh theo số tài khoản hoặc số tiền
+ So sánh các khoản mục  với các bảng được thiết lập nhập, xuất kho, phân bổ khấu hao, chi phí…
 + Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214, vv…
+ Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ. Trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421 vv…
+ Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
+TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng.
+ TK 133, 3331 phải khớp với các chỉ tiêu trên tờ khai thuế.
+ TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho.
+ TK142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242.
+ TK 211, 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao TSCĐ….
 
Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh chuyên đào tạo kế toán tổng hợp các loại hình doanh nghiệp trên Excel và phần mềm công ty
 

    

  • Chia sẻ
Bình luận

BÀI VIẾT LIÊN QUAN