14 Mẹo excel giúp dân kế toán nhanh hơn bội phần

Kế toán viên có rất nhiều công việc phải làm và để tiết kiệm, rút ngắn thời gian làm việc của mình thì thao tác nhanh là rất quan trọng. Với 14 Mẹo excel sau đây sẽ  giúp các thao tác xử lý công việc trên excel của dân kế toán nhanh hơn bội phần 

1. Đánh số thứ tự

–Thay vì việc phải ngồi đánh số thứ tự thủ công từ 1- n số khiến bạn mất rất nhiều thời gian thì việc đánh số thứ tự với bảng biểu được tạo với bảng kẻ sẵn số cột và số vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần:

+ Nhập số thứ tự 1 tại hàng đầu tiên

+ Nhập số thứ tự 2 tại hàng số 2

Đánh số thứ tự

=> Chọn vùng đánh số thứ tự và nhấp đôi chuột trái vào vị trí dấu “+” số thứ tự sẽ tự động điền hết bảng.

– Hoặc bạn:

+ Nhập số thứ tự 1 tại hàng đầu tiên

+ Sau đó đặt con trỏ chuột tại ví trí cuối ô soos1 và khi xuất hiện dấu “+” thì kéo xuống , ở đó sẽ hiện cái bảng ô vuông nhỏ Auto Fill Options - chọn Fill Series

Đánh số thứ tự

– Trong trường hợp không có kẻ bảng thì các bước làm như trên, tuy nhiên thay vì nhấp đôi chuột trái vào biểu tượng dấu “+” ta tiến hành nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí tùy ý.

2. Chọn toàn bộ dữ liệu

– Ngoài phím quen thuộc Ctrl + A thì bạn có thể thực hiện click chuột vào vị trí này

Chọn toàn bộ dữ liệu

3. Tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít

– Ngay trên thanh Home các bạn chọn  Format - chọn  Auto Fix Row và Auto Fix Column để tự động canh vừa kín giữa văn bản và các ô.

Tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít

4. Tự động chỉnh văn bản vừa ô, nhảy dòng chữ vừa ô

Với thủ thuật sử dụng Wrap Text, văn bản không vừa ô sẽ tự động nhảy xuống dưới

Tự động chỉnh văn bản vừa ô, nhảy dòng chữ vừa ô

5. Chèn chữ “đ” là đơn vị “đồng” vào bên phải số tiền

– Chọn cột cần thiết đặt

Chèn chữ “đ” là đơn vị “đồng” vào bên phải số tiền

hãy điều chỉnh theo ký tự biểu tượng cho đồng tiền

Chèn chữ “đ” là đơn vị “đồng” vào bên phải số tiền

6. Tự động viết hoa ký tự đầu tiên

– Đầu tiên bạn tạo một cột tên “Hide” chẳng hạn, mục đích tạo cột này để nhập dữ liệu và ẩn đi. Bạn nhập bình thường không cần nhập ký tự hoa đầu tiên

– Tiếp theo bạn thêm một cột Họ tên và sử dụng hàm Proper để in hoa ký tự đầu tiên, kết quả như hình dưới

– Và cuối cùng bạn chọn cột “Hide” và bấm phải chuột chọn “Hide” để ẩn cột này đi, vậy là xong. Giờ ta chỉ còn cột TT, Họ và tên, Giới tính và năm sinh.

Tự động viết hoa ký tự đầu tiên

7. Đánh số trang Excel

Bạn sẽ có nhiều mẫu cho việc đánh số trang trên Excel bằng các bước đơn giản dưới đây.

Đánh số trang Excel

8. Kẻ đường ô tùy ý

– Chọn bảng cần kẻ khung

Thực hiện các tùy chọn kẻ khung

9. Nhập số điện thoại, dấu =, dấu +, dấu – vào bảng

– Sử dụng tính năng chuyển đổi định dạng sang định dạng text bằng cách nhập dấu ‘ trước khi nhập thông tin số 0

Sử dụng tính năng chuyển đổi định dạng sang định dạng text bằng cách nhập dấu ‘ trước khi nhập thông tin số 0

10. Ghép nối chuỗi, hoặc dữ liệu

Sử dụng “&” để thực hiện nối thành chuỗi

Sử dụng “&” để thực hiện nối thành chuỗi

Nếu muốn tạo khoảng trắng, ta đặt khoảng trắng trong dấu ngoặc kép.

Vd: &” “&

11. Treo tiêu đề luôn nằm trên cùng (top)

– Sử dụng thủ thuật này giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi thông tin vượt quá trang mà gióng được cái tiêu đề

Treo tiêu đề luôn nằm trên cùng (top)

Kết quả: Tiêu đề luôn ở trên cùng khi bạn kéo xuống phía dưới

Treo tiêu đề luôn nằm trên cùng (top)

12. In theo tùy chọn

– Chỉ in vị trí được chọn (bôi đen)

+ Chọn văn bản muốn in

Chọn văn bản muốn in

Vào File/print và chọn Print Selection

+ Vào File/print và chọn Print Selection hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P

13. Sửa dữ liệu trong ô

– Sử dụng phím F2 để sửa dữ liệu trực tiếp trong ô

Sử dụng phím F2 để sửa dữ liệu trực tiếp trong ô

14. Xóa dữ liệu có sẵn trong bảng

Một số bạn hay sử dụng phím Backspace, tuy nhiên phím này lại chỉ xóa  được chữ của 1 ô, muốn xóa hết dữ liệu mà bạn muốn trong bảng thì sử dụng phím “DELETE” hoặc bấm phải chuột chọn “Clear Content”

Sử dụng phím “DELETE” xóa dữ liệu có sẵn trong bảng

Mong rằng những thủ thuật trên mang lại những thao tác tin học hữu ích cho các bạn

- Ngọc Anh –

>>> Các hàm excel chuyên dùng trong kế toán kho

>>> In nhiều sheet trong excel - vấn đề nan giải của dân kế toán và văn phòng

>>> Những tuyệt chiêu Excel dùng trong kế toán bán hàng cực kỳ hữu hiệu.

>>> 12 Hàm Excel Thông Dụng Trong Kế Toán

>>> Kỹ năng Excel cho dân kế toán làm báo cáo Phần 1

• Chia sẻ
• Tweet