Kinh nghiệm thực tế cần lưu ý khi làm việc với cơ quan thuế phần 1

Nghe đến làm việc với cơ quan thuế, nhiều người có vẻ hơi lo lắng. Có lẽ đó là tâm lý của những người mới vào nghề, lần đầu làm việc với cơ quan thuế hay những doanh nghiệp mà họ có sai sót gì đó. Tuy nhiên đừng quá lo lắng làm ảnh hưởng đến sự nhạy bén trong xử lý công việc của kinh. Hãy cùng Kế toán Đức Minh tìm hiểu những kinh nghiệm quý báu và khắc cốt cần chú ý khi làm việc với cơ quan thuế nhé!

Để kế toán làm việc với cơ quan thuế một cách suôn sẻ, Kế toán Đức Minh xin chia sẻ những bí quyết làm việc thực tế với cơ quan thuế nhé!

1.Hàng hoá

+ Với những hàng hoá xuất dùng nội bộ hay những mặt hàng được xuất dùng làm khuyến mãi… hay bất kỳ mặt hàng nào được doanh nghiệp xuất ra khỏi kho là phải xuất hoá đơn. Việc xuất oá đơn như thế nào có rất nhiều cách. Và hoá đơn là phần luôn bị cơ quan thuế bắt bẻ và xem xét rất kỹ nếu bạn thiếu. Vậy nên kế toán hết sức lưu ý, hoá đơn thừa còn hơn thiếu nhé!

>>> Khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng cần xuất những loại hoá đơn, chứng từ gì?

>>> Hoá đơn có cần đóng dấu khi xuất hàng hoá từ kho hay không?

>>> Thế nào là bán hàng không qua kho có xuất hoá đơn và cách hạch toán.

+ Với hàng tồn kho cần thanh lý hay không đủ chất lượng để bán nữa:

Kế toán có thể làm phiếu xuất kho vì có thể bán cũng không ai mua. Sau đó tính giá vốn đưa vào khoản chi phí. Đến khi thực hiện quyết toán, cơ quan thuế không cho, nói là nếu là những hàng tồn kho kém chất lượng thì khi thanh lý được rồi mới được ghi nhận vào giá vốn và cũng phải xuất hoá đơn như trường hợp bán hàng bình thường nhưng là bán lỗ hơn thôi. Với trường hợp này, kế toán sẽ bị loại giá vốn này ra khỏi khoản mục chi phí hợp lý.

+ Với hàng đã xuất kho, chưa viết hoá đơn mà xuất hoá đơn sau thời gian đó.

Nếu trường hợp hoá đơn không khớp thì kế toán phải tìm hiểu vì sao và tìm cách xử lý phù hợp. Doanh nghiệp hết sức lưu ý để chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bây giờ khi chưa có sự kiểm tra của cơ quan thuế và có nhiều thời gian chuẩn bị  trước.

2.Kê khai thuế GTGT.

+ Doanh nghiệp chỉ thực hiện kê khai khi có hoá đơn gốc nếu là mua hàng hoá trong nước. Hay Nếu là hàng hoá nhập khẩu thì kê khia giấy nộp thuế gốc. Nếu vì một số lý do mà kế toán chưa nhận được bản gốc của những chứng từu trên mà chỉ có bản photo hay bản scan thì kế toán nhớ phải ghi chú NOTE LẠI để NHỚ ĐÒI, kẻo công việc nhiều bề bộn lại quên mất.

+ Lưu ý kế toán cần phải dựa vào giấy nộp thuế để thực hiện kê khai hàng hoá nhập khẩu chứ không được dựa vào tờ khai hải quan.

+ Khi kế toán kê khai và nộp báo cáo thuế xong thì nhớ kết xuất tờ khai ra file Excel lưu lại vào một Folfer riêng, sau này khi quyết toán kế toán sẽ cần phải dùng đến.

3.Chi phí lãi vay.

+ Đối với doanh nghiệp khi thực hiện đi vay vốn ngân hàng thì tuyệt đối chú ý không được để tồn quỹ tiền mặt cao, đặc biệt nhất là tại thời điểm mà ngân hàng giải ngân. Nếu tồn quỹ tiền mặt quá cao (tiền mặt tồn quỹ trên giấy tờ thôi vì thực tế không có tiền mặt thì doanh nghiệp mới đi vay) thì kế toán làm phiếu chi để chi ra bớt, làm giảm tồn quỹ tiền mặt. Còn nội dung chi gì thì kế toán cần hết sức linh hoạt nhé! Vì mục đích chính là để giảm quỹ nhưng những lý do chi phải hết sức hợp lý mới khấu trừ chi phí được trừ nhé! Chi phí marketing không có hoá đơn, chi phụ cấp không có hoá đơn… Kế toán lưu ý là nhớ ghi rõ không có hoá đơn nhé để sau này còn biết để loại ra khi quyết toán thuế. Vì tại thời điểm doanh nghiệp vay vốn ngân hàng mà số tiền mặt tồn quỹ cao hơn số tiền doanh nghiệp đi vay thì khoản chi phí lãi vay sẽ không được tính vào chi phí hợp lý và sẽ bị loại ra nhé!

>>> 16 khoản chi phí không được tính vào chi phí hợp lý

>>> Chi phí lãi vay được chấp nhận là chi phí hợp lý khi nào?

+ Nhắc lại một lần nữa với các bạn đặc biệt là những bạn mới ra trường chưa có kinh nghiệm làm việc, quỹ tiền mặt không được để âm nhé! Nếu còn thiếu tiền thì kế toán có thể làm hợp đồng vay của các cổ đông hay của sếp, lãi 0%. Sau đó khi nào tiền mặt của doanh nghiệp lên cao thì lại thanh lý hợp đồng này, trả lại cho họ.

>>> Làm gì khi quỹ tiền mặt bị âm

+ Kế toán cần cân đối sao cho hợp lý các khoản chi phí lãi vay.

4.Sổ phụ ngân hàng.

+ Cần phải có đầy đủ sổ phụ ngân hàng theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo nợ/có, các chứng từ đi kèm như giấy nộp tiền, uỷ nhiệm chi hay lệnh chi… Có cả sao kê của ngân hàng cả năm thì càng tốt nhé!

+ Kế toán vừa chuẩn bị có sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Trong trường hợp nếu lỡ có thiếu chừng từ nào đó thì cuối năm nên kiểm tra lại một lượt để đi xin và in bổ sung cho đầy đủ, chỉ tốn thêm tiền phí chứ đến lúc cơ quan thuế kiểm tra bị thiếu mới đi bổ sung sẽ còn mệt hơn. Mấy cái này tuy đơn giản, không có đáng, thánh nào xong tháng đó luôn cho gọn và dễ quản lý, đừng để đến khi bị kiểm tra vì những thứ linh tinh, lặt vặt và đơn giản này nhé!

5.Lưu trữ hoá đơn đầu ra.

+ Hoá đơn nên được đánh theo đúng thứ tự cuốn từ nhỏ đến lớn. Nếu doanh nghiệp đặt in hoá đơn thì nó đã được đánh số thứ tự sẵn. Còn nếu hoá đơn doanh nghiệp mua của cơ quan thuế thì chỉ có số seri, bạn phải tự đánh số thứ tự theo đúng trình tự sử dụng và thời gian sử dụng hoá đơn đó. Ví dụ khi bạn dùng hết cuốn hoá đơn số 01 và có ngày xuất hoá đơn từ 01/03/2017 đến 31/03/2017 thì để dễ dàng cho việc quản lý sổ sách, hoá đơn, bạn có thể dán một nhãn bên ngoài. Khi nào cần tìm kiếm thì sẽ có ngay.

CUỐN 1: 0000001 – 00000025

(01/03/2017- 31/03/2017)

+ Với những hoá đơn huỷ: Trong một cuốn hoá đơn có bao nhiêu số huỷ thì liệt kê cụ thể ra rồi làm nhãn, dán ở trang đầu tiên bên trong cuốn hoá đơn để khi bạn mở ra có thể thấy ngay được. Bạn nên tạo một file Excel để dễ dàng trong công tác quản lý hơn. File Excel này sẽ xuyên suốt quá trình doanh nghiệp kể từ khi bắt đầu hoạt động. Khi thuế họ yêu cầu kiểm tra đối chiếu thì có ngay.

>>> Làm gì với trường hợp hoá đơn nhảy quyển

+ Hoá đơn huỷ liên 2 khách hàng trả lại thì bạn dán lại ngay vào cuốn hoá đơn ý như cũ, và gách chéo huỷ  sau đó dán thêm biên bản huỷ hoá đơn vào sau nó.

+ Khi cơ quan thuế kiểm tra họ họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hoá đơn và bảng kê hoá đơn đầu vào. Họ kiểm tra trên cuốn hoá đơn thực tế xem hoá đơn có bị huỷ thật hay không, có kê khai sai hay thiếu sót hoá đơn huỷ hay không? Kiểm tra xem có biên bản huỷ không nếu không có sẽ bị phạt nhé!

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

Huyen Babi

• Chia sẻ
• Tweet